Reverse-Charge-Verfahren für Agenturen: Rechnungen an und aus dem Ausland

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger (§ 13b UStG). Für eine deutsche Agentur-GmbH gilt das vor allem für Leistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland: Werbeplattformen, Freelancer und Software-Anbieter rechnen netto ab. Die GmbH meldet 19 % Umsatzsteuer an und zieht sie bei vollem Vorsteuerabzug im selben Zeitraum wieder ab. Kunden im EU-Ausland stellt sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Das Reverse-Charge-Verfahren kehrt die Steuerschuld um: Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer, nicht wie sonst das Unternehmen, das die Leistung erbringt. Das Gesetz nennt es „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Es gilt nur, wenn der Empfänger ein Unternehmen oder eine juristische Person ist, also etwa jede GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Grundlage ist § 13b UStG:

„In den in den Absätzen 1 und 2 Nummer 1 bis 3 genannten Fällen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn er ein Unternehmer oder eine juristische Person ist“ – § 13b Abs. 5 Satz 1 UStG

Für Agenturen zählen zwei Fälle: Leistungen von Unternehmen aus dem übrigen EU-Gebiet (Abs. 1) und Leistungen von Unternehmen aus dem Drittland (Abs. 2 Nr. 1). Die übrigen Fälle in § 13b Abs. 2, etwa Bauleistungen, Gebäudereinigung oder Metalllieferungen, betreffen Agenturen selten.

Wie funktioniert das Reverse-Charge-Verfahren?

Das Verfahren läuft in vier Schritten. Bei vollem Vorsteuerabzug entsteht keine Zahllast, nur eine zusätzliche Zeile in der Voranmeldung.

1. Rechnung: Das ausländische Unternehmen stellt eine Rechnung über den Nettobetrag, ohne Umsatzsteuer.
2. Steuer berechnen: Die GmbH rechnet 19 % Umsatzsteuer auf den Nettobetrag (§ 12 Abs. 1 UStG).
3. Anmelden: Sie meldet diese Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung an.
4. Abziehen: Im selben Zeitraum zieht sie denselben Betrag als Vorsteuer ab (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Eine Rechnung mit Steuerausweis braucht sie dafür nicht.

Wann gilt Reverse Charge für eine Agentur?

Reverse Charge gilt für eine Agentur-GmbH, wenn ein Unternehmen mit Sitz im Ausland ihr eine Leistung erbringt, deren Ort in Deutschland liegt. Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen ist das in der Regel der Fall: Sie gelten dort als ausgeführt, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Dazu gehören Werbung, Beratung, Design, Entwicklung und Software-Abos.

• Sitz laut Rechnung: Maßgeblich ist, wo das leistende Unternehmen seinen Sitz hat, wenn es die Leistung ausführt (§ 13b Abs. 7 UStG). Ob ein Anbieter aus dem EU-Ausland oder aus dem Drittland abrechnet, steht im Rechnungskopf, nicht auf der Website.
• EU oder Drittland: Beide Fälle führen zu Reverse Charge. Sie unterscheiden sich im Zeitpunkt, zu dem die Steuer entsteht, und in der Kennzahl der Voranmeldung.
• USt-IdNr. verwenden: Die Finanzverwaltung erwartet, dass die GmbH ihre USt-IdNr. gegenüber Anbietern aus dem EU-Ausland verwendet. Tut sie das nicht, darf der Anbieter grundsätzlich von einer Privatperson ausgehen, sofern ihm keine anderen Informationen vorliegen (Abschnitt 3a.2 Abs. 9 UStAE). Dann berechnet er die Umsatzsteuer seines eigenen Staates.

Die USt-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag, mit Angabe der Steuernummer (§ 27a Abs. 1 UStG). Wie eine neue GmbH zur Steuernummer kommt, beschreibt der Artikel Ablauf der GmbH-Gründung. Für GmbH und UG (haftungsbeschränkt) gelten dieselben Regeln; worin sich die beiden Rechtsformen sonst unterscheiden, erklärt der Artikel UG vs. GmbH.

Wer schuldet die Umsatzsteuer? Die Entscheidungstabelle für Agenturen

Wer die Umsatzsteuer schuldet, hängt bei einer Agentur von drei Fragen ab: Kommt die Leistung herein oder geht sie hinaus? Sitzt der Partner in der EU oder im Drittland? Ist er ein Unternehmen oder eine Privatperson? Die Tabelle ordnet die typischen Fälle einer Agentur-GmbH mit Sitz in Deutschland. Die Kennzahlen stammen aus dem Vordruck der Umsatzsteuervoranmeldung 2026.

Stand 2026. Quellen: §§ 3a, 13b, 14a, 18a UStG; BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025, Vordruckmuster USt 1 A 2026. Die Tabelle setzt voraus, dass die GmbH die Leistungen für ihr Unternehmen bezieht und keine Betriebsstätte im Ausland beteiligt ist. Sonderfälle wie Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Veranstaltungen folgen eigenen Regeln.

Rechnungen von Werbeplattformen, Freelancern und Software-Anbietern: Was ist zu tun?

Erhält die Agentur-GmbH eine Rechnung ohne Umsatzsteuer von einem Unternehmen mit Sitz im Ausland, meldet sie die Steuer selbst an. Bei Werbeplattformen mit Sitz im EU-Ausland und Freelancern aus der EU gilt § 13b Abs. 1 UStG. Für Software-Anbieter aus den USA und Freelancer aus der Schweiz gilt § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG. Der Leistungsempfänger zeichnet die Beträge gesondert auf (§ 22 Abs. 2 Nr. 8 UStG).

Wann entsteht die Steuer?

Die beiden Fälle unterscheiden sich im Zeitpunkt. Das zählt, weil die Steuer in den richtigen Voranmeldungszeitraum gehört.

• Anbieter aus dem EU-Ausland: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13b Abs. 1 UStG). Das Rechnungsdatum spielt keine Rolle.
• Anbieter aus dem Drittland: Die Steuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Monats nach der Leistung (§ 13b Abs. 2 UStG).

Beispiel (fiktiv): Eine Agentur-GmbH meldet vierteljährlich an. Eine Freelancerin aus Polen arbeitet im März 2026 für sie; die Steuer gehört ins erste Quartal, auch wenn die Rechnung im April kommt. Ein US-Anbieter stellt am 5. April 2026 eine Rechnung für die Nutzung im März. Diese Steuer entsteht im April und gehört ins zweite Quartal.

Was, wenn die Rechnung ausländische Umsatzsteuer ausweist?

Weist eine Rechnung aus dem EU-Ausland die Umsatzsteuer des Anbieterstaates aus, lässt sich diese nicht in der deutschen Voranmeldung abziehen. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu in der Anleitung zur Voranmeldung 2026: Abziehbar sind nur die nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz geschuldeten Beträge. Für ausländische Vorsteuer verweist es auf das Vergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Deshalb gehört die USt-IdNr. der GmbH in jedes Kundenkonto bei Anbietern aus dem EU-Ausland, bevor die erste Leistung abgerechnet wird.

Was muss auf einer Reverse-Charge-Rechnung stehen?

Eine Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland enthält keine Umsatzsteuer. Sie trägt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie die USt-IdNr. der Agentur und des Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG). Für Dienstleistungen ist sie bis zum 15. Tag des Monats nach der Leistung auszustellen. Dazu kommen die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

• Wortlaut: Das Gesetz nennt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Verwaltung lässt auch die Fassung einer anderen EU-Amtssprache zu, etwa „Reverse charge“ (Abschnitt 14a.1 Abs. 2 und 6 UStAE).
• USt-IdNr. des Kunden prüfen: Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt auf Anfrage, ob eine ausländische USt-IdNr. gültig ist, und nennt Name und Anschrift dazu (§ 18e UStG). Die Finanzverwaltung knüpft den Vertrauensschutz an diese Abfrage (Abschnitt 3a.2 Abs. 9 UStAE).
• Kunden im Drittland: Für Unternehmen im Drittland liegt der Leistungsort ebenfalls beim Kunden. Einen besonderen Hinweis schreibt das deutsche Umsatzsteuergesetz nicht vor; das Recht im Land des Kunden kann eigene Anforderungen stellen. Als Nachweis der Unternehmereigenschaft nennt die Verwaltung etwa eine Bescheinigung einer Behörde des Sitzstaates (Abschnitt 3a.2 Abs. 11 UStAE).
• E-Rechnung: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter. Was die E-Rechnung im Inland bedeutet, erklärt der Artikel Buchhaltung für eine GmbH.

Welche Meldungen fallen beim Reverse-Charge-Verfahren an?

Beim Reverse-Charge-Verfahren fallen zwei Meldungen an. Die Umsatzsteuervoranmeldung erfasst eingehende und ausgehende Fälle bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 UStG). Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland meldet die GmbH zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern.

• Voranmeldung: In der Regel vierteljährlich; betrug die Steuer im Vorjahr mehr als 9.000 €, monatlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Für Neugründungen gelten eigene Regeln. Die Kennzahlen stehen in der Entscheidungstabelle oben.
• Zusammenfassende Meldung: Für Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendervierteljahres, mit USt-IdNr. jedes Kunden und der Summe der Entgelte (§ 18a Abs. 2 und 7 UStG). Fehler sind innerhalb eines Monats zu berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG).
• Fristende am Wochenende: Fällt der 25. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Für das dritte Quartal 2026 ist das Montag, der 26. Oktober 2026, weil der 25. ein Sonntag ist.

Das Bundeszentralamt für Steuern gleicht die Angaben der Zusammenfassenden Meldung mit der Voranmeldung ab. Kennzahl 21 und die Summe der Zusammenfassenden Meldung sollten deshalb übereinstimmen. Voranmeldungen erstellt und übermittelt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, in eigener Verantwortung.

Modellrechnung: Voranmeldung einer Agentur-GmbH mit Reverse Charge

Die Modellrechnung zeigt eine fiktive Agentur-GmbH mit Sitz in Berlin, vierteljährlicher Voranmeldung und vollem Vorsteuerabzug im ersten Quartal 2026. Sie hat Kunden in Deutschland, Österreich und den USA und bezieht Leistungen aus Irland, Polen und den USA. Das Ergebnis: Reverse Charge ändert die Zahllast nicht.

Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei. Alle Beträge netto und fiktiv, Kennzahlen nach dem Vordruck USt 1 A 2026, Steuersatz 19 %.

Die 1.045 € aus Reverse Charge stehen einmal als Steuer und einmal als Vorsteuer in der Anmeldung. Ohne diese Leistungen ergäbe sich dieselbe Zahllast: 7.600 € minus 1.500 € gleich 6.100 €. Die 10.000 € aus Österreich erscheinen zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung für das erste Quartal. Für sie endete die Frist am 27. April 2026, weil der 25. April ein Samstag war.

Gilt Reverse Charge für Kleinunternehmer?

Ja, auf der Empfängerseite gilt Reverse Charge auch für Kleinunternehmer. Seit 2025 sind ihre Umsätze steuerfrei. Voraussetzung: Der Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und liegt im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 € (§ 19 Abs. 1 UStG). Für Leistungen ausländischer Unternehmen schulden sie die Steuer trotzdem.

• Voranmeldung: Sie geben Voranmeldungen für die Zeiträume ab, in denen sie Steuer nach § 13b UStG schulden (§ 18 Abs. 4a UStG).
• Kein Vorsteuerabzug: Weil ihre eigenen Umsätze steuerfrei sind, dürfen sie die Steuer nicht abziehen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). In der Modellrechnung wären das 1.045 € echte Kosten.
• Keine Zusammenfassende Meldung: Die Pflicht nach § 18a UStG gilt nicht für Unternehmer, die § 19 Abs. 1 UStG anwenden (§ 18a Abs. 4 UStG).

Was gilt für SaaS und Leistungen an Privatkunden?

Verkauft eine GmbH Software als Dienst an Unternehmen, gelten dieselben Regeln wie für eine Agentur: Leistungsort beim Kunden, Reverse Charge im EU-Ausland, Zusammenfassende Meldung. Anders ist es bei Privatkunden. Elektronische Leistungen an Privatpersonen im EU-Ausland werden über einer Schwelle von 10.000 € dort besteuert, wo der Kunde wohnt (§ 3a Abs. 5 UStG).

Die Schwelle gilt für alle Mitgliedstaaten zusammen, gemessen am Vorjahr und am laufenden Jahr. Darüber schuldet die GmbH die Umsatzsteuer des Kundenstaats. Statt sich in jedem Staat zu registrieren, kann sie diese Umsätze über den One-Stop-Shop beim Bundeszentralamt für Steuern melden (§ 18j UStG). Beratung und Gestaltung für Privatpersonen im EU-Ausland bleiben dagegen in Deutschland steuerpflichtig (§ 3a Abs. 1 UStG).

Welche Nachteile hat das Reverse-Charge-Verfahren?

Das Reverse-Charge-Verfahren kostet bei vollem Vorsteuerabzug kein Geld, aber Aufwand. Jede Rechnung ohne Umsatzsteuer muss erkannt, zugeordnet und im richtigen Zeitraum gemeldet werden. Aus dem Gesetz ergeben sich einige Stolperstellen, die sich mit sauberen Stammdaten und Belegen vermeiden lassen.

• USt-IdNr. nicht verwendet: Ohne USt-IdNr. darf ein Anbieter aus dem EU-Ausland von einer Privatperson ausgehen und seine eigene Umsatzsteuer berechnen. Die ist in Deutschland nicht als Vorsteuer abziehbar.
• Rechnungen ohne Steuer übersehen: Fehlen Leistungen nach § 13b UStG in der Voranmeldung, ist sie unvollständig, auch wenn sich Steuer und Vorsteuer ausgleichen.
• Falscher Zeitraum: Leistungen aus dem Drittland gehören in den Zeitraum der Rechnung, spätestens des Folgemonats; Leistungen aus der EU in den Zeitraum der Leistung.
• Deutsche Umsatzsteuer an EU-Kunden: Die Agentur weist auf einer Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland deutsche Umsatzsteuer aus. Dann schuldet sie diesen Betrag, bis sie die Rechnung berichtigt (§ 14c Abs. 1 UStG).
• Zusammenfassende Meldung vergessen: Kennzahl 21 in der Voranmeldung ohne passende Zusammenfassende Meldung fällt beim Abgleich auf.

Welche Unterlagen braucht die Steuerkanzlei für Reverse Charge?

Ob eine Leistung unter Reverse Charge fällt, beurteilt die Kanzlei anhand der Rechnung. Sie braucht dafür vollständige Belege mit Sitz und USt-IdNr. des Anbieters, Leistungszeitraum und Nettobetrag. Für Ausgangsrechnungen braucht sie die USt-IdNr. der Kunden im EU-Ausland. Im Onboarding operativer GmbHs auf der Fideus-Plattform ist der häufigste Fehler, dass nicht alle Belege korrekt erfasst sind.

Die Fideus-Plattform bereitet Belege und Bankdaten auf. Bankkonten werden verknüpft, Transaktionen automatisch abgerufen. Fideus stellt eine eigene E-Mail-Adresse bereit, die du bei Werbekonten, Software-Abos und anderen Tools als Rechnungsadresse hinterlegen kannst. So landen auch Rechnungen von Anbietern aus dem Ausland ohne Umweg auf der Plattform.

Die Plattform ordnet Beleg und Zahlung mit eigener KI-Technologie zu und schlägt ein Buchungskonto vor. Die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, prüft den Vorschlag, kontiert und bucht in eigener Verantwortung. Sie erstellt und übermittelt auch die Umsatzsteuervoranmeldungen in eigener Verantwortung. Die mandatierte Kanzlei hat über 50 Mitarbeitende, darunter mehr als 7 Steuerberaterinnen und Steuerberater.

Fazit

Für eine Agentur-GmbH ist das Reverse-Charge-Verfahren Alltag, sobald Werbeplattformen, Freelancer oder Software-Anbieter aus dem Ausland abrechnen oder Kunden im EU-Ausland dazukommen. Die Steuer gleicht sich bei vollem Vorsteuerabzug aus. Entscheidend sind die richtigen Angaben auf der Rechnung, der richtige Zeitraum und die Zusammenfassende Meldung.

• Eingang: Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus EU und Drittland in der Voranmeldung erklären; die USt-IdNr. bei Anbietern aus dem EU-Ausland hinterlegen.
• Ausgang: Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis und beiden USt-IdNr., bis zum 15. des Folgemonats.
• Meldung: Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag nach Quartalsende.

Fideus ist eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination. Im Paket „Operatives Unternehmen“ bucht die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist. Sie erstellt Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen in eigener Verantwortung; Fideus bereitet Belege und Bankdaten auf.

Für eine Agentur-GmbH mit 180.000 € Umsatz, vierteljährlicher Voranmeldung, 100.000 € Bilanzsumme und rund 500 Banktransaktionen kostet das Paket ab 3.500 € pro Jahr netto; es beginnt bei 2.000 € pro Jahr netto. Beide Preise sind Gesamtpreise für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Alle Kosten stehen im Angebot. Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

Wie das Paket für Agenturen aussieht, zeigt die Seite Fideus für Agenturen, für IT-Dienstleister die Seite Fideus für digitale Dienstleister; alle Pakete stehen unter Preise. Welche Steuern die GmbH außer der Umsatzsteuer zahlt, erklärt der Artikel Steuern einer GmbH. Welche Erklärungen am Jahresende folgen, erklärt der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss.

Quellen

• § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• § 3a UStG – Ort der sonstigen Leistung
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
• § 18a UStG – Zusammenfassende Meldung
• § 18e UStG – Bestätigungsverfahren
• § 18j UStG – Besonderes Besteuerungsverfahren (One-Stop-Shop)
• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 22 UStG – Aufzeichnungspflichten
• § 27a UStG – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• § 108 AO – Fristen und Termine
• Bundesfinanzministerium – Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026 (BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025)
• Bundesfinanzministerium – Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 3a.2 (Stand 2. Juni 2026)
• Bundeszentralamt für Steuern – Zusammenfassende Meldung
• Bundeszentralamt für Steuern – One-Stop-Shop EU

Alle Fundstellen geprüft am 24. September 2026.