Buchhaltung für eine GmbH: Pflichten, Kostenfaktoren und Modelle 2026

Die Buchhaltung einer GmbH ist spätestens ab der Eintragung ins Handelsregister Pflicht, unabhängig von Umsatz und Gewinn. Jede GmbH und UG bucht doppelt, stellt zum Geschäftsjahresende Bilanz und GuV auf und bewahrt Buchungsbelege acht Jahre auf. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht nicht. Buchen darf die GmbH selbst, eine qualifizierte Buchhalterin oder eine Steuerkanzlei. Nach der Gebührenordnung kostet die laufende Buchführung einer fiktiven Agentur-GmbH mit 180.000 € Umsatz im Mittel 2.310 € netto im Jahr (Modellrechnung, Stand 2026).

Welche Pflichten hat eine GmbH bei der Buchhaltung?

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Für sie gelten deshalb die Vorschriften für Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB), darunter die Pflicht, Bücher zu führen (§ 238 Abs. 1 HGB). Nach § 140 AO gilt diese Pflicht auch für die Steuer. Eine Größengrenze gibt es nicht: Die Befreiung in § 241a HGB betrifft nur Einzelkaufleute.

Als solche entsteht die GmbH erst mit der Eintragung ins Handelsregister (§ 11 Abs. 1 GmbHG). Spätestens ab dann ist sie buchführungspflichtig. Geschäftsvorfälle der Vor-GmbH zwischen Notartermin und Eintragung werden in der Regel bereits erfasst. Die Schritte bis zur Eintragung beschreibt der Artikel Ablauf der GmbH-Gründung.

Aus diesen Normen folgen fünf laufende Pflichten:

• Doppelte Buchführung: Jeder Geschäftsvorfall wird im Soll und im Haben gebucht. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können (§ 238 Abs. 1 HGB).
• Ordnung: Buchungen sind „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
• GoBD: Wer elektronisch bucht, folgt den Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, gebucht und archiviert werden.
• Jahresabschluss: Eröffnungsbilanz zu Beginn, danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres Bilanz und GuV (§ 242 HGB). Kleine GmbHs stellen ihn spätestens innerhalb von sechs Monaten auf, alle anderen innerhalb von drei (§ 264 Abs. 1 HGB). Alle weiteren Fristen erklärt der Artikel Fristen für den Jahresabschluss einer GmbH.
• Umsatzsteuer: Voranmeldungen bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Quartals oder, bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr, des Monats (§ 18 UStG).

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit geringerem Stammkapital. Für sie gelten dieselben Pflichten. Die übrigen Unterschiede erklärt der Artikel UG vs. GmbH.

Warum kann eine GmbH keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung steht nach § 4 Abs. 3 EStG nur Steuerpflichtigen offen, die „nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen“. Die GmbH ist über das HGB dazu verpflichtet. Sie ermittelt ihren Gewinn deshalb immer über Bilanz und GuV. Beides geht zusätzlich als E-Bilanz elektronisch an das Finanzamt (§ 5b EStG). Wie der Gewinn danach besteuert wird, erklärt der Artikel Steuern einer GmbH.

Wer ist für die Buchhaltung der GmbH verantwortlich?

Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung, auch wenn eine Buchhalterin oder eine Steuerkanzlei bucht. Das Gesetz sagt dazu in einem Satz:

„Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.“ – § 41 GmbHG

Wer Aufgaben abgibt, muss also dafür sorgen, dass Belege vollständig und rechtzeitig ankommen. Kann die GmbH ihre Bücher nicht vorlegen, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 1 und 2 AO).

Wie lange muss eine GmbH Belege aufbewahren?

Buchungsbelege bewahrt eine GmbH seit 2025 acht Jahre auf, vorher waren es zehn. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Die Verkürzung gilt auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief.

Stand 2026. Fristbeginn nach § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB; Übergang nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren.

Ein Beispiel: Ein Buchungsbeleg aus 2018 ist bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren. Die Frist endet aber nicht, solange der Beleg für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft etwa Jahre mit laufender Betriebsprüfung oder offenem Einspruch.

Was ändert die E-Rechnung für die Buchhaltung der GmbH?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jede inländische GmbH E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen muss sie E-Rechnungen an inländische Unternehmen für Umsätze ab 2027, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Bis dahin sind Papierrechnungen erlaubt, mit Zustimmung des Empfängers auch andere elektronische Formate wie PDF. Was für Rechnungen an und aus dem Ausland gilt, erklärt der Artikel Reverse-Charge-Verfahren.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF-Datei allein genügt nicht. Das Bundesfinanzministerium beschreibt die Empfangspflicht so:

„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen.“ – Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025

Für den Empfang per E-Mail ist nach demselben Abschnitt kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen nötig. Für die Aufbewahrung genügt nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 der strukturierte Teil der E-Rechnung. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung braucht die GmbH nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält.

Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat lassen sich über die Fideus-Plattform erstellen und verwalten.

Wer macht die Buchhaltung einer GmbH? Vier Modelle im Vergleich

Die Buchhaltung einer GmbH erledigt eine Steuerkanzlei über eine Plattform wie Fideus, die Geschäftsführung selbst mit Software, eine selbstständige Buchhalterin oder eine Steuerkanzlei direkt. Die Modelle unterscheiden sich vor allem darin, wer Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen erstellt und wie viele Stellen die GmbH beauftragt.

Stand September 2026. Paketpreis laut Preisseite; den Preis für eine bestimmte GmbH nennt das Angebot.

Fideus-Plattform mit Steuerkanzlei

Fideus ist eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination. Die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, kontiert und bucht die laufenden Geschäftsvorfälle. Sie erstellt und übermittelt auch die Umsatzsteuervoranmeldungen und erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen in eigener Verantwortung. Deine Aufgabe ist, Belege und Bankdaten über die Plattform bereitzustellen:

• Bankkonten: Du verknüpfst deine Geschäftskonten einmal, danach ruft die Plattform die Transaktionen automatisch ab.
• Belege: Du lädst sie hoch oder leitest sie per E-Mail weiter. Fideus stellt dafür eine eigene E-Mail-Adresse bereit, die du bei Tools wie Software-Abos als Rechnungsadresse hinterlegen kannst.
• Zuordnung: Die Plattform ordnet Beleg und Transaktion automatisch zu, mit eigener KI-Technologie.
• Integrationen: Die Plattform ist mit Banken verbunden, auch für Rechnungsuploads, und mit Zahlungsanbietern.
• Ausgangsrechnungen: Du erstellst und verwaltest sie in der Plattform im E-Rechnungsformat.

Vor der Übermittlung gibt die Geschäftsführung Jahresabschluss und Jahreserklärungen frei; jeden Abschluss prüft eine zweite Person der Kanzlei.

Fideus erinnert an Fristen und fehlende Unterlagen und ist der Kommunikationskanal zur Kanzlei. Fideus arbeitet mit zwei zugelassenen Steuerkanzleien. Die mandatierte Kanzlei hat über 50 Mitarbeitende, darunter mehr als 7 Steuerberaterinnen und Steuerberater. Über die Plattform werden mehr als 600 Unternehmen verwaltet.

Selbst buchen mit Software

Die GmbH darf ihre Bücher selbst führen. Sie braucht dafür eine Software für doppelte Buchführung, eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD und einen Empfangsweg für E-Rechnungen. Voranmeldungen übermittelt sie selbst über die amtliche Schnittstelle. Für Jahresabschluss und Steuererklärungen entscheidet sie, ob sie diese selbst erstellt oder eine Kanzlei beauftragt.

Buchhalterin oder Buchhaltungsbüro

Selbstständige Buchhalterinnen dürfen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG laufende Geschäftsvorfälle buchen, Löhne abrechnen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Voraussetzung ist eine kaufmännische Abschlussprüfung oder gleichwertige Vorbildung und drei Jahre Praxis in der Buchhaltung mit mindestens 16 Wochenstunden. Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen gehören nicht zu diesen Tätigkeiten (§ 6 StBerG). Dafür braucht die GmbH zusätzlich eine Kanzlei oder erledigt sie selbst.

Steuerkanzlei

Eine Steuerkanzlei darf alle Aufgaben übernehmen, von der Buchung bis zur Steuererklärung. Ohne besondere Vereinbarung rechnet sie nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Einen Festpreis kann sie per Vergütungsvereinbarung in Textform vereinbaren (§ 4 StBVV).

Was kostet die Buchhaltung einer GmbH?

Die Kosten der Buchhaltung hängen vor allem vom Jahresumsatz ab, davon, wer die Belege kontiert, und von der Zahl der Belege und Mitarbeitenden. Für eine fiktive Agentur-GmbH mit 180.000 € Umsatz kostet die laufende Buchführung nach § 33 Abs. 1 StBVV im Mittel des Gebührenrahmens 2.310 € netto im Jahr, also 192,50 € im Monat. Jahresabschluss und Steuererklärungen kommen hinzu. Über die Fideus-Plattform kostet dieselbe GmbH ab 3.500 € pro Jahr netto, Abschluss und Erklärungen eingeschlossen; diese erstellt die mandatierte Kanzlei in eigener Verantwortung.

• Jahresumsatz: Er ist der Gegenstandswert der Buchführung, außer der Aufwand ist höher (§ 33 Abs. 6 StBVV). Die volle Gebühr steht in der Buchführungstabelle C der StBVV; die Monatsgebühr beträgt 2/10 bis 12/10 davon.
• Kontieren: Ordnet die GmbH die Belege selbst den Konten zu, sinkt der Rahmen auf 1/10 bis 6/10 (§ 33 Abs. 3 StBVV). Über die Fideus-Plattform kontiert und bucht die Kanzlei; der Vergleich unten rechnet deshalb mit Abs. 1.
• Belegmenge: Die StBVV zählt keine Buchungen. Umfang und Schwierigkeit bestimmen aber, wo im Rahmen die Kanzlei abrechnet (§ 11 StBVV).
• Mitarbeitende: Die Lohnabrechnung kostet nach § 34 Abs. 2 StBVV 6 € bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, in der Regel ein Monat. Welche Pflichten bei der ersten Einstellung anfallen, erklärt der Artikel Ersten Mitarbeiter einstellen.
• Abschluss und Erklärungen: Jahresabschluss und die drei Jahressteuererklärungen kosten in derselben Modellrechnung im Mittel weitere 2.473,50 € netto. Die Rechnung im Einzelnen zeigt der Artikel Steuerberater-Kosten für eine GmbH.

Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei. Stand 2026: StBVV in der Fassung ab 1. Juli 2025, Mittelwert des Zehntelrahmens für zwölf Monate, netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind damit abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).

Für eine Holding ohne laufendes Geschäft fällt die Buchführung kleiner aus. Die Rechnung dafür zeigt der Artikel Steuerberater-Kosten für eine Holding.

Was kostet die Buchhaltung über die Fideus-Plattform?

Über die Fideus-Plattform kostet die Agentur-GmbH aus dem Beispiel ab 3.500 € pro Jahr netto im Paket „Operatives Unternehmen“. Für Buchführung, Jahresabschluss und Jahreserklärungen ergibt die StBVV im Mittel 4.783,50 € netto. Das Paket beginnt bei 2.000 € pro Jahr netto. Die Preise sind Gesamtpreise für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab.

Das Paket umfasst laufende Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer-Jahreserklärung, E-Bilanz und Offenlegung. Alle diese Leistungen erbringt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, in eigener Verantwortung; sie kontiert und bucht auch die Belege. Fideus bereitet Belege und Bankdaten auf. Die Lohnabrechnung ist nicht im Paketpreis enthalten; sie ist zubuchbar und wird über Fideus von einem spezialisierten Partner erstellt, der Aufpreis steht im Angebot.

Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei. Stand 2026: fiktive Agentur-GmbH mit 180.000 € Umsatz, 140.000 € Aufwand, 100.000 € Bilanzsumme, 40.000 € Einkommen und Gewerbeertrag, quartalsweiser Voranmeldung, rund 500 Banktransaktionen und ohne Mitarbeitende; die Kanzlei kontiert (§ 33 Abs. 1 StBVV). Der StBVV-Rahmen reicht von 1.544 € bis 8.023 € netto, für die Buchführung allein von 660 € bis 3.960 € im Jahr (55 € bis 330 € im Monat). Paketpreis für die GmbH aus dem Beispiel, Stand September 2026. Den Preis für eine bestimmte GmbH nennt das Angebot, dort stehen alle Kosten.

Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

Was braucht die Buchhaltung einer neuen GmbH ab dem ersten Tag?

Eine neue GmbH braucht vom ersten Geschäftsvorfall an eine Eröffnungsbilanz, eine geordnete Belegablage, einen Empfangsweg für E-Rechnungen und eine klare Zuständigkeit für Buchungen und Voranmeldungen. Die folgende Liste ordnet die gesetzlichen Pflichten in der Reihenfolge, in der sie typischerweise anfallen.

1. Geschäftskonto: Die GmbH ist eine eigene Person (§ 13 Abs. 1 GmbHG). Ihre Zahlungen laufen über ein eigenes Konto, getrennt von privaten Zahlungen der Gesellschafter.
2. Eröffnungsbilanz: Zu Beginn des Handelsgewerbes stellt die GmbH ihr Vermögen und ihre Schulden gegenüber (§ 242 Abs. 1 HGB).
3. Zuständigkeit: Festlegen, wer bucht, wer die Voranmeldungen übermittelt und wer den Jahresabschluss erstellt. Bucht eine Buchhalterin, braucht es für Voranmeldungen und Abschluss zusätzlich eine Kanzlei oder die GmbH selbst.
4. Belegablage: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Verträge vollständig und geordnet ablegen, bei Bargeld täglich (§ 146 Abs. 1 AO).
5. E-Rechnung: Einen Empfangsweg einrichten, etwa ein E-Mail-Postfach, und prüfen, ab wann die GmbH selbst E-Rechnungen ausstellen muss.
6. Umsatzsteuer: Voranmeldungen jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums. Nimmt die GmbH ihre Tätigkeit auf, ist das im Gründungs- und im Folgejahr der Monat (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Für 2021 bis 2026 ist diese Regel ausgesetzt, dann zählt die voraussichtliche Steuer. Ab 2027 gilt sie wieder, auch im zweiten Jahr einer 2026 gegründeten GmbH. Bei Beauftragung einer Kanzlei erstellt und übermittelt sie die Voranmeldungen in eigener Verantwortung.

Über die Fideus-Plattform übernimmt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, eine operative GmbH ab der Gründung. Sie erstellt die Eröffnungsbilanz in eigener Verantwortung; deren Preis und der Preis für das erste, oft verkürzte Geschäftsjahr stehen im Angebot. Das Angebot lässt sich schon vor dem Notartermin anfordern, das Mandat beginnt nach der Eintragung ins Handelsregister.

Beim Wechsel braucht die neue Kanzlei in der Regel den letzten Jahresabschluss, den letzten Steuerbescheid und die Buchhaltungsdaten der bisherigen Stelle. Beim Wechsel über Fideus kündigst du den bisherigen Steuerberater selbst per E-Mail mit einer Vorlage von Fideus und forderst die DATEV-Sicherungsdatei ebenfalls mit einer Vorlage an. Die mandatierte Kanzlei reicht ihre Vollmacht beim Finanzamt ein; dein Aufwand liegt bei rund 20 Minuten. Den Ablauf beschreibt der Artikel Steuerberater wechseln. Wie der Jahresabschluss entsteht und welche Erklärungen folgen, erklärt der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss.

Welche Fehler zeigen sich in der Buchhaltung einer GmbH?

Im Onboarding operativer GmbHs auf der Fideus-Plattform fallen unter anderem diese drei Fehler auf. Am häufigsten fehlen Belege; der zweite Fehler betrifft frisch gegründete GmbHs.

• Belege im Zettelkasten: Rechnungen liegen verstreut in Postfächern, Ordnern und Tools statt in einem automatisierten System. Fehlt eine Rechnung, fehlt der Beleg für die Betriebsausgabe und in der Regel auch der Vorsteuerabzug.
• Gründungskosten privat bezahlt: Notar, Register und erste Anschaffungen laufen über das Privatkonto. Belege fehlen oder lauten nicht auf die Gesellschaft.
• Umsatzsteuer als verfügbares Geld: Das Guthaben auf dem Geschäftskonto enthält Umsatzsteuer, die mit der nächsten Voranmeldung an das Finanzamt geht.

Gegen den Zettelkasten hilft ein fester Weg für jeden Beleg. Die Fideus-Plattform ruft die Banktransaktionen ab und ordnet die Belege automatisch zu, wie im Abschnitt zu den vier Modellen beschrieben. Gebucht wird von der Kanzlei in eigener Verantwortung.

Fazit

Die Buchhaltung ist für jede GmbH und UG spätestens ab der Eintragung Pflicht, ohne Größengrenze und ohne Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Verantwortlich bleibt immer die Geschäftsführung. Die Kosten richten sich nach Umsatz, Kontierung, Belegmenge und Mitarbeitenden. Für eine fiktive Agentur-GmbH mit 180.000 € Umsatz ergibt die StBVV im Mittel 2.310 € netto im Jahr für die Buchführung und 4.783,50 € mit Abschluss und Erklärungen.

Über die Fideus-Plattform kostet dieselbe GmbH ab 3.500 € pro Jahr netto. Die Kanzlei kontiert, bucht und erstellt Abschluss und Erklärungen in eigener Verantwortung. Du verknüpfst die Bankkonten und lädst Belege hoch, Fideus ordnet sie den Transaktionen zu.

• Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre.
• E-Rechnungen empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028.
• Eine Buchhalterin darf buchen, aber keine Voranmeldungen, Abschlüsse oder Steuererklärungen erstellen.

Die Pakete für operative GmbHs und UGs stehen unter Preise. Wie der Ablauf für Agenturen und digitale Dienstleister aussieht, zeigen die Seiten Fideus für Agenturen und Fideus für digitale Dienstleister.

Quellen

• § 238 HGB – Buchführungspflicht
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 41 GmbHG – Buchführung
• § 11 GmbHG – Rechtszustand vor der Eintragung
• § 13 GmbHG – Juristische Person, Handelsgesellschaft
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• Art. 97 § 19a EGAO – Übergangsregel Aufbewahrungsfristen
• § 27 UStG – Übergangsvorschriften, Abs. 38 zur E-Rechnung
• § 6 StBerG – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
• § 33 StBVV – Buchführung
• StBVV Anlage 3 – Tabelle C (Buchführungstabelle)
• BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 – GoBD, 2. Änderung
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Einführung der obligatorischen E-Rechnung

Alle Fundstellen geprüft am 24. September 2026.