Steuerberater wechseln: Ablauf, Kündigung und Datenübergabe

Eine GmbH kann ihren Steuerberater wechseln, wann sie will. Der Steuerberatungsvertrag ist nach § 627 BGB in der Regel ohne Frist und ohne Grund kündbar, wenn er Jahresabschluss, Steuererklärungen oder Beratung umfasst. Sind ihre Rechnungen bezahlt, muss die bisherige Kanzlei die erhaltenen Unterlagen herausgeben und die Übertragung der Buchhaltungsdaten ermöglichen. Die neue Kanzlei übermittelt ihre Vollmacht an das Finanzamt. Zu klären ist vor allem, wer offene Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erstellt.

Wie kann eine GmbH den Steuerberater wechseln?

Ein Steuerberaterwechsel besteht aus vier Teilen: neue Kanzlei mandatieren, alten Vertrag kündigen, Unterlagen und Daten übergeben, Vollmacht beim Finanzamt umstellen. Die Geschäftsführung kündigt und fordert die Unterlagen an. Die neue Kanzlei beantragt die Datenübertragung und übermittelt die Vollmacht. Die bisherige Kanzlei stimmt der Übertragung zu und rechnet ab.

1. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsklausel, vereinbarte Form und die Frage, welche Gesellschaften der Vertrag umfasst.
2. Neue Kanzlei mandatieren: Angebot einholen, Steuerberatungsvertrag und Vollmacht unterschreiben, Stichtag für die Übernahme festlegen. Wie du eine Kanzlei auswählst und ihre Zulassung prüfst, zeigt der Artikel Guten Steuerberater finden.
3. Kündigen: in Textform, mit Datum, zu dem der Vertrag endet, und mit der Angabe, welche Arbeiten die bisherige Kanzlei noch abschließt.
4. Unterlagen und Daten anfordern: Herausgabe der Dokumente und Zustimmung zur Übertragung der Buchhaltungsdaten an die neue Kanzlei.
5. Vollmacht umstellen: Die neue Kanzlei übermittelt ihre Vollmacht, die bisherige meldet den Widerruf.
6. Schlussrechnung prüfen: Abgerechnet werden darf, was bis zur Kündigung geleistet wurde.
7. Übergabe prüfen: Sind Salden, offene Posten, Bescheide und laufende Einsprüche vollständig angekommen?

Wer macht was beim Wechsel?

Die Tabelle ordnet die Aufgaben zu. Sie beschreibt den typischen Ablauf zwischen zwei Steuerkanzleien; einzelne Verträge können abweichen.

Holding und operative GmbH: ein Mandat je Gesellschaft

Vertragspartner der Kanzlei ist die Gesellschaft, nicht die Gesellschafterin. Wer eine Holding und eine operative GmbH hat, hat deshalb meist zwei Verträge, zwei Steuernummern und zwei Vollmachten. Jede Gesellschaft kündigt für sich, und für jede laufen eigene Fristen. Die private Einkommensteuererklärung ist in der Regel ein weiteres, eigenes Mandat.

Kann man den Steuerberater jederzeit kündigen?

In der Regel ja. Steuerberatung gilt als Dienst höherer Art, der auf besonderem Vertrauen beruht. Nach § 627 BGB kann ein solcher Vertrag ohne Frist und ohne Grund gekündigt werden. Ausnahmen betreffen vor allem reine Buchhaltungsverträge.

„Steuerberater leisten in der Regel Dienste höherer Art. Der ihnen erteilte Auftrag kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit sofortiger Wirkung beendet werden.“
– Bundesgerichtshof, Urteil vom 2. Mai 2019, IX ZR 11/18, Rn. 13

• Reine Buchhaltung: Die Finanz- und Lohnbuchhaltung allein ist nach demselben Urteil kein Dienst höherer Art. Umfasst der Vertrag nur die Buchhaltung, gelten die Fristen aus dem Vertrag oder aus § 621 BGB. Umfasst er auch Steuererklärungen oder Abschluss, bleibt er insgesamt nach § 627 BGB kündbar.
• Klauseln im Vertrag: Eine vorformulierte Klausel, nach der ein Steuerberatungsvertrag nur mit drei Monaten Frist zum Ende des Vertragsjahres kündbar war, hat der BGH für unwirksam erklärt (Urteil vom 11. Februar 2010, IX ZR 114/09). Nach demselben Urteil bleibt der Vertrag nach § 627 BGB kündbar, auch wenn für einen Teil der Leistungen eine feste Vergütung vereinbart ist.
• Form: Das Gesetz verlangt keine Form. Sieht der Vertrag Textform vor, genügt eine E-Mail. Ein Zugangsnachweis hilft, das Vertragsende zu belegen.
• Kündigung zur Unzeit: Die Pflicht, nicht zur Unzeit zu kündigen, trifft nach § 627 Abs. 2 BGB nur die Kanzlei. Sie darf das Mandat nicht so beenden, dass sich die GmbH keinen Ersatz mehr beschaffen kann.

Welche Unterlagen muss der alte Steuerberater herausgeben?

Die bisherige Kanzlei muss auf Verlangen alle Dokumente herausgeben, die sie von der GmbH oder für sie erhalten hat (§ 66 Abs. 2 StBerG). Dazu gehören Belege, Verträge, Bescheide und der Schriftverkehr mit dem Finanzamt. Nicht dazu gehören die Korrespondenz zwischen Kanzlei und GmbH und interne Arbeitspapiere. Die Regel gilt ebenso für elektronische Unterlagen.

Darf die Kanzlei Unterlagen wegen offener Rechnungen zurückhalten?

Ja, aber begrenzt. Nach § 66 Abs. 3 StBerG kann die Kanzlei die Herausgabe verweigern, bis ihre Gebühren und Auslagen bezahlt sind. Das gilt nicht, soweit das Zurückhalten unangemessen ist. Wer Unterlagen schnell braucht, klärt deshalb die Schlussrechnung früh. Holt die GmbH ihre Dokumente trotz Aufforderung nicht ab, endet die Aufbewahrungspflicht der Kanzlei nach sechs Monaten.

Wie kommen die Buchhaltungsdaten zur neuen Kanzlei?

Nutzen beide Kanzleien dieselbe Software, etwa DATEV, werden die Datenbestände direkt übertragen. Die neue Kanzlei beantragt die Übertragung, die bisherige stimmt zu. Sind ihre Rechnungen bezahlt, muss die abgebende Kanzlei nach den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer von 2019 den vollständigen Übertrag ermöglichen. Sie trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit der Daten.

Bei unterschiedlicher Software werden die Daten migriert oder auf einem Speichermedium übergeben. Dann kann das Finanzamt bei einer Außenprüfung womöglich nicht direkt auf das alte System zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Mandatsbeendigung beschreiben diesen Fall. Wie die Daten im Einzelfall übernommen werden, klärt die neue Kanzlei.

Wie lange muss die GmbH Unterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei der GmbH, auch wenn die Kanzlei wechselt. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Stand 2026. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Was passiert mit der Vollmacht beim Finanzamt?

Die neue Kanzlei übermittelt ihre Vollmacht elektronisch an die Finanzverwaltung, in der Regel über die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer. Hat die bisherige Kanzlei ihre Vollmacht ebenfalls elektronisch übermittelt, muss sie den Widerruf unverzüglich melden (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO).

Nach § 80 Abs. 1 Satz 3 AO wirkt der Widerruf erst mit Zugang beim Finanzamt. Bis dahin können Bescheide und Anfragen noch bei der bisherigen Kanzlei ankommen. Die Kündigung sollte die bisherige Kanzlei deshalb ausdrücklich bitten, den Widerruf zu melden und eingehende Post weiterzuleiten. Für Holding und operative GmbH braucht es je eine eigene Vollmacht.

Zum Jahreswechsel oder unterjährig wechseln? Wer macht das Vorjahr?

Beides ist möglich. Zum Jahreswechsel ist die Abgrenzung am einfachsten: Die bisherige Kanzlei bucht bis zum 31. Dezember, die neue ab dem 1. Januar. Unterjährig wechselt eine GmbH in der Regel zu einem Monats- oder Quartalsende, passend zum Zeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung. Welcher Voranmeldungszeitraum gilt, erklärt der Artikel Umsatzsteuervoranmeldung. In beiden Fällen bleibt eine Frage offen: Wer erstellt den Jahresabschluss des Vorjahres?

Typischer Ablauf zwischen zwei Steuerkanzleien, Stand Oktober 2026. Fälligkeit der Voranmeldung am zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG), Dauerfristverlängerung um einen Monat (§ 46 UStDV). Die Sondervorauszahlung monatlich abgebender Unternehmen wird bei der Vorauszahlung für Dezember angerechnet (§ 48 Abs. 4 UStDV); auch deshalb gehört die Voranmeldung für Dezember in die Abgrenzung.

Wer erstellt den Abschluss des Vorjahres?

Für das Vorjahr gibt es zwei Wege. Die bisherige Kanzlei stellt Abschluss und Steuererklärungen noch fertig; das steht dann in der Kündigung, wie in Variante A des Musters unten. Oder die neue Kanzlei übernimmt das Jahr und baut auf den Buchungen der bisherigen auf. Wer das Vorjahr abschließt, legt die Grundlage für das nächste Jahr: Die Eröffnungsbilanz muss mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB).

• Bisherige Kanzlei stellt fertig: Sie rechnet das Vorjahr nach ihrem Vertrag ab. Die neue Kanzlei braucht danach den fertigen Abschluss und die Bescheide.
• Neue Kanzlei übernimmt: Sie braucht die Buchungen bis zum Jahresende, den letzten Abschluss und die Bescheide. Die Kosten dafür sollten vor der Beauftragung im Angebot stehen.
• Abgrenzung schriftlich: Welche Jahre und welche Erklärungen bei wem liegen, gehört in die Kündigung und in den neuen Vertrag.

Welche Fristen laufen bei einem Wechsel im Herbst 2026?

Die Fristen gelten für die GmbH, nicht für die Kanzlei. Ein Wechsel verlängert sie nicht. Die Tabelle zeigt, was bei einem Wechsel im Herbst 2026 für die Geschäftsjahre 2025 und 2026 läuft.

Stand Oktober 2026. Die verlängerte Frist nach § 149 Abs. 3 AO gilt, wenn eine Steuerkanzlei mit den Erklärungen beauftragt ist. Das Finanzamt kann Erklärungen früher anfordern, mit einer Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe der Anordnung (§ 149 Abs. 4 AO). Die Tabelle gilt für ein Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr.

Bei einem Wechsel im Herbst 2026 ist für das Geschäftsjahr 2025 oft der Abschluss fertig, die Steuererklärungen aber noch offen. Ob die Frist nach § 149 Abs. 3 AO auch gilt, wenn die neue Kanzlei erst nach dem 31. Juli 2026 beauftragt wird, regeln weder das Gesetz noch der Anwendungserlass zur Abgabenordnung ausdrücklich. Die Frist für das offene Jahr klärt die Geschäftsführung deshalb vor dem Wechsel mit der neuen Kanzlei. Für die Offenlegung gibt es keine verlängerte Frist mit Kanzlei: Der Abschluss 2025 ist bis zum 31. Dezember 2026 an das Unternehmensregister zu übermitteln (§ 325 Abs. 1a HGB).

Welche Fristen für Jahresabschluss und Erklärungen gelten, erklärt der Artikel Fristen für den Jahresabschluss einer GmbH; wie beide zusammenhängen, der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss.

Vorjahr und Stichtag über die Fideus-Plattform

Über die Fideus-Plattform kann die mandatierte Kanzlei auch offene Vorjahre übernehmen, bei einem Wechsel zum 1. Januar außerdem die Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember bzw. das vierte Quartal. Abschluss, Erklärungen und Voranmeldung erstellt sie in eigener Verantwortung; der Preis dafür steht jeweils gesondert im Angebot. Wer das Angebot noch vor dem Jahreswechsel unterschreibt, sichert sich den Preis, ohne schon zahlen zu müssen. Bezahlt wird je Geschäftsjahr, nicht für zwölf Monate ab der Zahlung. Bei operativen GmbHs gilt dasselbe je Quartal: Wer im Herbst 2026 zahlt, die Voranmeldungen aber erst ab dem ersten Quartal 2027 braucht, zahlt nicht für das laufende Quartal, sondern für das erste Quartal 2027. Angebot und Erstgespräch sind kostenlos und unverbindlich.

Was kostet ein Steuerberaterwechsel?

Kosten entstehen beim Wechsel an zwei Stellen. Die bisherige Kanzlei kann nach § 628 Abs. 1 BGB den Teil der Vergütung verlangen, der ihren bisherigen Leistungen entspricht. Hat die GmbH für spätere Zeiträume im Voraus bezahlt, bekommt sie diesen Teil zurück. Bei der neuen Kanzlei können Kosten für die Übernahme entstehen.

• Bisherige Kanzlei: Leistungen bis zur Kündigung, etwa gebuchte Monate oder ein begonnener Abschluss.
• Neue Kanzlei: Übernahme und Prüfung der Daten, bei Bedarf offene Vorjahre. Diese Kosten sollten vor der Beauftragung im Angebot stehen.
• Laufende Kosten: Was Abschluss und Erklärungen nach der Gebührenverordnung kosten, rechnet der Artikel Steuerberater-Kosten für eine Holding nach, für eine operative GmbH der Artikel Steuerberater-Kosten für eine GmbH. Einen Überblick für GmbH, UG und Holding gibt der Artikel Steuerberater Kosten 2026.

Muss ich den alten Steuerberater noch bezahlen?

Für das, was die Kanzlei bis zur Kündigung geleistet hat, in der Regel ja (§ 628 Abs. 1 Satz 1 BGB). Gebühren, die schon entstanden sind, bleiben bestehen, auch wenn der Auftrag vor der Erledigung endet (§ 12 Abs. 4 StBVV). Maßstab ist der Vertrag: Abgerechnet wird, was beauftragt und erbracht wurde. Was die GmbH für spätere Zeiträume im Voraus bezahlt hat, muss die Kanzlei zurückerstatten (§ 628 Abs. 1 Satz 3 BGB).

Ausnahmen regelt § 628 Abs. 1 Satz 2 BGB für zwei Fälle: Die Kanzlei kündigt, ohne dass die GmbH sie durch vertragswidriges Verhalten dazu veranlasst hat. Oder sie veranlasst die Kündigung durch eigenes vertragswidriges Verhalten. Dann entfällt die Vergütung für Leistungen, die für die GmbH infolge der Kündigung kein Interesse mehr haben. Ob eine Schlussrechnung im Einzelfall berechtigt ist, klärt ein Rechtsanwalt.

Über die Fideus-Plattform stehen alle Kosten im Angebot, der Preis für offene Vorjahre gesondert. Die Paketpreise nennt der Abschnitt zum Wechsel über die Fideus-Plattform.

Welche Unterlagen braucht die neue Kanzlei?

Die neue Kanzlei braucht den letzten Stand der Bücher und alle Bescheide, auf denen das nächste Jahr aufbaut. Für eine GmbH oder Holding sind das vor allem der letzte Jahresabschluss, die letzten Steuerbescheide und die Buchhaltungsdaten des laufenden Jahres. Die Liste zeigt typische Unterlagen; welche davon nötig sind, legt die Kanzlei fest.

• Abschluss: letzter Jahresabschluss mit Anlagen, Summen- und Saldenliste zum Stichtag, Anlagenverzeichnis
• Bescheide: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuermessbetrag, Umsatzsteuer, Vorauszahlungen sowie Feststellungen zum steuerlichen Einlagekonto (§ 27 KStG) und zu Verlustvorträgen
• Laufendes Jahr: Buchungsdaten bis zum Stichtag, offene Posten, Umsatzsteuervoranmeldungen
• Gesellschaft: Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Steuernummer und USt-IdNr.
• Holding: Beteiligungs- und Kaufverträge, Gesellschafterbeschlüsse zu Ausschüttungen, Darlehensverträge
• Offene Verfahren: laufende Einsprüche, Anfragen des Finanzamts, angekündigte Prüfungen

Muster: Kündigung des Steuerberatungsvertrags

Die Kündigung sollte vier Dinge enthalten: das Vertragsende, das Herausgabeverlangen, die Bitte um Zustimmung zur Datenübertragung und den Widerruf der Vollmacht mit der Bitte, ihn zu melden. Das folgende Muster ist allgemein gehalten. Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

Unverbindliches Muster, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall. Form und Fristen richten sich nach dem jeweiligen Vertrag.

Wie läuft ein Wechsel über die Fideus-Plattform?

Über die Fideus-Plattform wird deine Gesellschaft bei einer zugelassenen Steuerkanzlei mandatiert. Die Kanzlei reicht ihre Vollmacht beim Finanzamt ein und erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen in eigener Verantwortung. Fideus ist die Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination: Die Plattform stellt die Vorlagen bereit und koordiniert die Übergabe. Dein Aufwand für den Wechsel liegt in der Regel bei rund 20 Minuten.

1. Angebot und Mandat: Je nach Unternehmen entsteht das kostenlose und unverbindliche Angebot automatisch online, bei komplexeren Fällen nach einem Telefonat. Das Mandat zwischen Kanzlei und Gesellschaft kommt beim Onboarding digital auf der Plattform zustande.
2. Kündigen: Die Geschäftsführung kündigt den bisherigen Vertrag selbst, per E-Mail mit einer Vorlage von Fideus.
3. Daten anfordern: Mit einer zweiten Vorlage forderst du bei der bisherigen Kanzlei die DATEV-Sicherungsdatei an.
4. Hochladen: Den letzten Jahresabschluss, den letzten Steuerbescheid und die Sicherungsdatei lädst du auf der Plattform hoch.
5. Vollmacht: Die mandatierte Kanzlei reicht ihre Vollmacht beim Finanzamt ein.

• Offene Vorjahre: Die Kanzlei kann auch offene Vorjahre übernehmen. Der Preis dafür steht gesondert im Angebot. Was je offenem Jahr nachzuholen ist, erklärt der Artikel Jahresabschluss nachholen.
• Holding und operative GmbH: Beide Gesellschaften laufen über denselben Plattform-Zugang und dieselbe mandatierte Kanzlei. Jede Gesellschaft bekommt ein eigenes Angebot; die Paketpreise gelten je Gesellschaft.
• Steuerkanzlei: Fideus arbeitet mit zwei zugelassenen Kanzleien. Die mandatierte Kanzlei hat über 50 Mitarbeitende, darunter mehr als 7 Steuerberaterinnen und Steuerberater.
• Erfahrung: Über die Plattform werden mehr als 700 Unternehmen verwaltet.
• Preise: Holding Lite ab 600 € / Jahr, Holding Pro ab 1.450 € / Jahr, Paket „Operatives Unternehmen“ ab 2.000 € / Jahr, jeweils netto. Die Preise sind Gesamtpreise für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Alle Kosten stehen im Angebot.
• Dauer: Den Jahresabschluss einer Holding erstellt die Kanzlei in eigener Verantwortung, in der Regel in einigen Wochen.

Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

Fazit

Einen Steuerberater zu wechseln, ist für eine GmbH vor allem Organisation. Der Vertrag ist in der Regel jederzeit kündbar, die Herausgabe der Unterlagen und die Übertragung der Daten sind rechtlich geregelt. Die meiste Arbeit steckt in der Abgrenzung offener Jahre und in der Umstellung der Vollmacht.

• Vertrag prüfen und je Gesellschaft kündigen.
• Stichtag, Vorjahr und letzte Voranmeldung vorher mit beiden Kanzleien klären.
• Herausgabe, Datenübertragung und Vollmacht in einem Schreiben regeln.

Für einen Wechsel zum 1. Januar 2027 lässt sich das Angebot über die Fideus-Plattform schon jetzt anfordern. Alle Kosten stehen darin, der Preis für offene Vorjahre gesondert. Kriterien für die Wahl eines Anbieters zeigt der Artikel Holding-Jahresabschluss online. Wie der Wechsel für Holdings über die Plattform abläuft, zeigt die Seite Holding-Jahresabschluss; die Pakete für operative GmbHs und UGs stehen unter Preise.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch (§§ 621, 627, 628, 667, 675)
• Steuerberatungsgesetz (§ 66)
• Abgabenordnung (§§ 80, 80a, 147, 149)
• Handelsgesetzbuch (§§ 252, 257, 264, 325)
• Umsatzsteuergesetz (§ 18)
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 46–48)
• Steuerberatervergütungsverordnung (§ 12)
• Bundessteuerberaterkammer: Hinweise zur Mandatsbeendigung und zum Mandatswechsel im Zusammenhang mit elektronischen Datenbeständen (2019)
• Bundessteuerberaterkammer: Vollmachtsdatenbank
• BGH, Urteil vom 2. Mai 2019, IX ZR 11/18
• BGH, Urteil vom 11. Februar 2010, IX ZR 114/09

Alle Fundstellen geprüft am 23. und 24. September sowie am 30. Oktober 2026.