Offenlegung Jahresabschluss 2025: Frist, Hinterlegung und Ordnungsgeld

Die Offenlegung des Jahresabschlusses 2025 muss eine GmbH oder UG bis zum 31. Dezember 2026 erledigen, wenn ihr Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht (§ 325 Abs. 1a HGB). Übermittelt wird elektronisch an das Unternehmensregister, nicht mehr an den Bundesanzeiger. Kleine GmbHs legen Bilanz und Anhang offen, Kleinstkapitalgesellschaften dürfen stattdessen nur die Bilanz hinterlegen. Wer die Frist versäumt, bekommt vom Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € angedroht.

Wann ist die Frist für die Offenlegung des Jahresabschlusses 2025?

Die Offenlegungsfrist endet zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag. Für das Geschäftsjahr 2025 mit Stichtag 31. Dezember 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Die Frist gilt für GmbHs und UGs jeder Größe; nur kapitalmarktorientierte Gesellschaften haben vier Monate (§ 325 Abs. 4 Satz 1 HGB). Sie lässt sich nicht verlängern, und maßgeblich ist der Zeitpunkt der Übermittlung an das Unternehmensregister (§ 325 Abs. 4 Satz 2 HGB).

„Die Unterlagen nach Absatz 1 Satz 1 sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen."
– § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB

Vor der Offenlegung stehen zwei weitere Fristen: die Aufstellung durch die Geschäftsführung und die Feststellung durch die Gesellschafter. Die Tabelle zeigt alle Termine für das Geschäftsjahr 2025. Aufstellung und Feststellung sind im Herbst 2026 für die meisten Gesellschaften schon fällig.

Stand September 2026. Kleinstkapitalgesellschaften sind kleine Kapitalgesellschaften und haben dieselben Fristen. Die verlängerte Frist für die Steuererklärungen gilt, wenn eine Steuerkanzlei mit ihrer Erstellung beauftragt ist (§ 149 Abs. 3 AO); ob auch bei einer Beauftragung nach dem 31. Juli 2026, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Das Finanzamt kann Erklärungen früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO).

Gibt es 2026 eine Schonfrist?

Stand September 2026 nicht. Für das Geschäftsjahr 2024 hatte das Bundesamt für Justiz angekündigt, vor Mitte März 2026 keine Ordnungsgeldverfahren einzuleiten, und nannte das eine „letztmalige Verschiebung". Für das Geschäftsjahr 2025 steht auf der Seite des Bundesamts für Justiz bisher kein solcher Hinweis.

Aufstellung, Feststellung, Offenlegung: Was ist der Unterschied?

Aufstellung, Feststellung und Offenlegung sind drei Schritte mit verschiedenen Verantwortlichen. Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss auf, die Gesellschafter stellen ihn per Beschluss fest, danach wird er an das Unternehmensregister übermittelt. Offengelegt wird nach § 325 Abs. 1 HGB der festgestellte Abschluss, das Datum der Feststellung ist anzugeben (§ 328 Abs. 1a HGB).

• Aufstellung: Die Geschäftsführung erstellt Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Bedarf den Anhang. Die Arbeit übernimmt in der Regel die Steuerkanzlei, bei der die GmbH mandatiert ist, in eigener Verantwortung.
• Feststellung: Die Gesellschafter beschließen den Abschluss und die Verwendung des Ergebnisses. Bei einer Ein-Personen-GmbH ist das ein kurzer, unterschriebener Beschluss. Der Gesellschaftsvertrag kann die Frist nicht verlängern.
• Offenlegung: Die Unterlagen gehen elektronisch an das Unternehmensregister. Verpflichtet ist die Geschäftsführung.
• E-Bilanz: Sie geht mit der Steuererklärung an das Finanzamt (§ 5b EStG) und ersetzt die Offenlegung nicht.

Welche Fristen für Jahresabschluss und Steuererklärungen gelten, beschreibt der Artikel Fristen für den Jahresabschluss einer GmbH; wie beide zusammenhängen, der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss. Das Ordnungsgeldverfahren wartet nicht auf die Aufstellung: Es darf auch laufen, wenn der Abschluss noch nicht fertig ist (§ 335 Abs. 1 Satz 3 HGB).

Was muss eine GmbH offenlegen?

Was eine GmbH oder UG offenlegen muss, hängt von ihrer Größenklasse nach § 267 und § 267a HGB ab. Kleine GmbHs übermitteln nur Bilanz und Anhang, ohne Gewinn- und Verlustrechnung. Kleinstkapitalgesellschaften übermitteln nur die Bilanz und dürfen sie hinterlegen. Mittelgroße und große Gesellschaften legen mehr offen, etwa den Lagebericht.

Eine Größenklasse gilt, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mindestens zwei der drei Merkmale nicht überschritten werden (§ 267 Abs. 4 HGB). Bei einer Neugründung zählt schon der erste Stichtag. Die Schwellen wurden 2024 angehoben und gelten verbindlich für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen (Art. 93 EGHGB).

Stand 2026. Es genügt, zwei der drei Grenzen nicht zu überschreiten. Umsatz: zwölf Monate vor dem Stichtag. Arbeitnehmer: Jahresdurchschnitt nach § 267 Abs. 5 HGB. Die Einordnung im Einzelfall prüft die Steuerkanzlei, bei der die Gesellschaft mandatiert ist.

Hinterlegung oder Offenlegung: Was gilt für Kleinstkapitalgesellschaften?

Eine Kleinstkapitalgesellschaft darf ihre Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegen, statt sie offenzulegen (§ 326 Abs. 2 HGB). Hinterlegte Bilanzen sind nicht frei abrufbar. Wer sie sehen will, muss sich registrieren und eine Kopie beantragen (§ 9 Abs. 6 HGB). Die Kopie kostet 1 € je Unterlage.

• Voraussetzung: Die GmbH teilt bei der Einreichung mit, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet.
• Umfang: nur die Bilanz. Ein Anhang ist nicht nötig, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz stehen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB).
• Ordnungsgeld: Wird erst nach Ablauf der Nachfrist des Bundesamts für Justiz hinterlegt, sinkt das Ordnungsgeld auf 500 € statt auf 1.000 € bei einer kleinen GmbH (§ 335 Abs. 4 HGB).

Wie läuft die Offenlegung beim Unternehmensregister ab?

Die Unterlagen gehen elektronisch an die Stelle, die das Unternehmensregister führt. Das gilt für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen (Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Ältere Jahrgänge liefen über den Bundesanzeiger. Eingereicht wird über die Publikations-Plattform oder eine Software-Schnittstelle.

1. Abschluss feststellen: Gesellschafterbeschluss mit Datum, bei kleinen GmbHs bis zum 30. November 2026.
2. Größenklasse klären: klein oder Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267 und § 267a HGB.
3. Unterlagen erzeugen: Bilanz und Anhang oder nur die Bilanz, jeweils mit Datum der Feststellung.
4. Übermitteln: über die Publikations-Plattform des Unternehmensregisters, bei Kleinstkapitalgesellschaften mit Antrag auf Hinterlegung.
5. Eingang prüfen: Die registerführende Stelle prüft Frist und Vollständigkeit und meldet Lücken an das Bundesamt für Justiz (§ 329 HGB).

Was kostet die Offenlegung?

Die Gebühren des Unternehmensregisters stehen im Justizverwaltungskostengesetz. Sie sind niedrig und hängen von der Größenklasse ab. Dazu kommt eine Jahresgebühr für die Führung des Registers.

Stand September 2026. Werden Unterlagen vor der Einstellung geändert nachgereicht, erhöhen sich die Gebühren um 50 %.

Der größere Posten ist nicht die Registergebühr, sondern der Jahresabschluss selbst. Was die Steuerkanzlei dafür nach der Gebührenverordnung berechnen kann, rechnet der Artikel Steuerberater-Kosten für eine Holding nach.

Was passiert, wenn die Offenlegungsfrist versäumt wird?

Nach Ablauf der Frist meldet die registerführende Stelle fehlende Unterlagen an das Bundesamt für Justiz. Das Amt droht ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € an und setzt sechs Wochen Nachfrist (§ 335 HGB). Das Verfahren kann sich gegen die Geschäftsführung und gegen die GmbH richten.

• Kosten: Mit der Androhung fallen 100 € Gebühr plus Auslagen an, je Person, gegen die das Verfahren läuft. Sie entfallen nicht, wenn innerhalb der Nachfrist offengelegt wird.
• Herabsetzung: Wird nach Ablauf der sechs Wochen offengelegt, aber vor der Entscheidung des Amts, sinkt das Ordnungsgeld. Es beträgt dann 500 € bei Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft und 1.000 € bei einer kleinen GmbH.
• Wiederholung: Bleibt die Offenlegung aus, wird das Ordnungsgeld festgesetzt und ein neues angedroht, bis offengelegt ist. Ab dem zweiten festgesetzten Ordnungsgeld kostet jede Festsetzung 100 € Gebühr.
• Wiedereinsetzung: War die sechswöchige Nachfrist unverschuldet nicht einzuhalten, ist binnen zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses ein Antrag möglich (§ 335 Abs. 5 HGB).

Die folgende Modellrechnung zeigt, was eine verspätete Offenlegung kostet. Die Werte gelten je Verfahrensbeteiligtem und ohne Auslagen.

Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei. Grundlagen: § 335 Abs. 1, 3 und 4 HGB, Nr. 1210 und 1211 KV JVKostG, Stand September 2026. Bei geringfügiger Überschreitung der Nachfrist kann das Amt das Ordnungsgeld weiter herabsetzen.

Ein Fehler aus dem Onboarding neuer Kunden über die Fideus-Plattform: Die Offenlegung eines Vorjahres ist versäumt, und die Androhung des Bundesamts für Justiz liegt schon vor. Das Verfahren endet erst, wenn die fehlenden Unterlagen übermittelt sind.

Wie läuft die Offenlegung über die Fideus-Plattform?

Über die Fideus-Plattform wirst du bei einer zugelassenen Steuerkanzlei mandatiert. Sie erstellt Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen in eigener Verantwortung; jeden Abschluss prüft eine zweite Person der Kanzlei. Mit dem Abschluss erstellt sie den Feststellungsbeschluss, den die Gesellschafter digital über die Plattform unterschreiben. Nach Freigabe durch die Geschäftsführung übermittelt die Kanzlei die Unterlagen an das Unternehmensregister.

Fideus ist die Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination: Sie bereitet Belege und Bankdaten auf und übernimmt Fristen-Tracking und Erinnerungen.

• Holdings: Holding Lite ab 600 € / Jahr und Holding Pro ab 1.450 € / Jahr, jeweils netto. Beide Pakete enthalten Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung, E-Bilanz und die Übermittlung an das Unternehmensregister.
• Operative GmbHs und UGs: Paket „Operatives Unternehmen" ab 2.000 € / Jahr netto mit Jahresabschluss, Steuererklärungen und Offenlegung.
• Registergebühren: Die Gebühren des Unternehmensregisters stellt das Register der Gesellschaft direkt in Rechnung.
• Offene Vorjahre: Ist ein früherer Jahresabschluss noch offen, kann die Kanzlei ihn übernehmen. Der Preis steht gesondert im Angebot.
• Wechsel: Die Geschäftsführung kündigt den bisherigen Steuerberater und fordert die DATEV-Sicherungsdatei an, beides per E-Mail mit Vorlagen von Fideus. Der Aufwand liegt bei rund 20 Minuten. Den Ablauf erklärt der Artikel Steuerberater wechseln.
• Dauer: Den Jahresabschluss einer Holding erstellt die Kanzlei in der Regel in einigen Wochen.
• Steuerkanzlei: Fideus arbeitet mit zwei zugelassenen Kanzleien. Die mandatierte Kanzlei hat über 50 Mitarbeitende, darunter mehr als 7 Steuerberaterinnen und Steuerberater. Über die Plattform werden mehr als 600 Unternehmen verwaltet.

Die Preise sind Gesamtpreise für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Alle Kosten stehen im Angebot. Je nach Unternehmen entsteht es automatisch online, bei komplexeren Fällen nach einem Telefonat. Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen" außerdem Handel und E-Commerce.

Fazit

Für den Jahresabschluss 2025 ist der 31. Dezember 2026 die letzte Frist, und eine Schonfrist ist bisher nicht angekündigt. Offengelegt wird nur, was festgestellt ist; kleine GmbHs brauchen den Gesellschafterbeschluss bis zum 30. November 2026. Wer als Kleinstkapitalgesellschaft hinterlegt, reicht nur die Bilanz ein und hält die Zahlen aus der freien Suche heraus.

• Größenklasse nach § 267 und § 267a HGB prüfen.
• Feststellung vor der Offenlegung beschließen und datieren.
• Unterlagen vor dem 31. Dezember 2026 übermitteln.

Wie Jahresabschluss und Offenlegung für Holdings über die Plattform ablaufen, zeigt die Seite Holding-Jahresabschluss. Die Pakete für operative GmbHs und UGs stehen unter Preise.

Quellen

• Handelsgesetzbuch (§§ 9, 264, 267, 267a, 325, 326, 328, 329, 335)
• Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch (Art. 88, 93)
• GmbH-Gesetz (§§ 5a, 42a)
• Abgabenordnung (§§ 108, 149)
• Justizverwaltungskostengesetz, Kostenverzeichnis (Nr. 1210, 1211, 1410, 1420, 1421, 1440)
• Bundesamt für Justiz: Offenlegungspflichten
• Bundesamt für Justiz: Ordnungsgeldverfahren
• Unternehmensregister: Hinterlegte Jahresabschlussunterlagen
• Deutscher Steuerberaterverband: Schonfrist für die Offenlegung der Jahresabschlüsse 2024

Alle Fundstellen geprüft am 24. September 2026.