Ersten Mitarbeiter einstellen: Checkliste und Meldefristen für die GmbH (2026)

Wenn eine GmbH den ersten Mitarbeiter einstellt, sollten vor dem ersten Arbeitstag die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit vorliegen. Am ersten Arbeitstag muss die Mitarbeiterin Name, Entgelt und Arbeitszeit schriftlich erhalten. Die Anmeldung zur Sozialversicherung folgt mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens nach sechs Wochen. Die Lohnsteuer meldet die GmbH bis zum 10. nach Ablauf des Anmeldungszeitraums an. Der Mindestlohn beträgt 2026 13,90 € pro Stunde.

Mitarbeiter einstellen: Was gehört auf die Checkliste der GmbH?

Eine GmbH, die zum ersten Mal Lohn zahlt, erledigt acht Schritte. Sie meldet sich bei der Berufsgenossenschaft an, beantragt eine Betriebsnummer und hält die Vertragsbedingungen schriftlich fest. Danach ruft sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale ab, rechnet ab, meldet die Mitarbeiterin zur Sozialversicherung an, zahlt die Beiträge und meldet die Lohnsteuer an. Für eine UG (haftungsbeschränkt) gilt dasselbe.

Die Checkliste folgt der Reihenfolge, in der die Schritte anfallen. Wie sich UG und GmbH sonst unterscheiden, erklärt der Artikel Unterschiede zwischen UG und GmbH.

1. Berufsgenossenschaft: Das Unternehmen muss binnen einer Woche nach seinem Beginn beim Unfallversicherungsträger angemeldet sein. Eine Gewerbeanmeldung in dieser Woche erfüllt die Pflicht ebenfalls (§ 192 Abs. 1 SGB VII). Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, richtet sich nach der Branche.
2. Betriebsnummer beantragen: Die Bundesagentur für Arbeit vergibt sie auf elektronischen Antrag, der auch die Unternehmernummer der Unfallversicherung enthält. Ohne sie ist keine Meldung zur Sozialversicherung möglich (§ 18i SGB IV).
3. Vertragsbedingungen schriftlich: Name, Entgelt und Arbeitszeit am ersten Arbeitstag, der Rest gestaffelt bis zu einem Monat nach Beginn (§ 2 NachwG).
4. Daten der Mitarbeiterin einholen: steuerliche Identifikationsnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse.
5. Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen: Steuerklasse und Freibeträge ruft die GmbH bei Beginn der Beschäftigung elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab (§ 39e Abs. 4 EStG).
6. Erste Lohnabrechnung: Sie muss vor dem Monatsende stehen, weil die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag fällig sind.
7. Anmeldung zur Sozialversicherung: mit der ersten Abrechnung an die Krankenkasse der Mitarbeiterin, bei Minijobs an die Minijob-Zentrale.
8. Lohnsteuer anmelden: elektronisch beim Finanzamt, bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG).

Welche Unterlagen braucht man bei der Einstellung?

Für die erste Lohnabrechnung braucht die GmbH Angaben von der Mitarbeiterin und eigene Nummern. Von der Mitarbeiterin sind das Steuer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und die gewählte Krankenkasse. Die GmbH selbst braucht eine Betriebsnummer, die Unternehmernummer der Unfallversicherung und einen Zugang für den elektronischen Abruf der Lohnsteuermerkmale.

• Steuer-ID und Geburtsdatum: Beides muss die Mitarbeiterin mitteilen, dazu ob es ihr Haupt- oder ein weiteres Dienstverhältnis ist (§ 39e Abs. 4 Satz 1 EStG).
• Krankenkasse: Sie ist die Einzugsstelle für die Beiträge. Bei geringfügiger Beschäftigung ist es die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Minijob-Zentrale (§ 28i SGB IV).
• Weitere Beschäftigungen: Bei einem Minijob zählt, ob die Mitarbeiterin noch andere Jobs hat. Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet (§ 8 Abs. 2 SGB IV).
• Nachweis der Vertragsbedingungen: Seit 2025 genügt die Textform, wenn das Dokument gespeichert und gedruckt werden kann und die GmbH einen Empfangsnachweis anfordert (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).

Den Arbeitsvertrag selbst gestalten Fachanwältinnen und Fachanwälte für Arbeitsrecht. Dieser Artikel nennt nur die gesetzlichen Pflichtangaben.

Welche Meldefristen gelten für die GmbH?

Die früheste Frist gilt für die Unfallversicherung: Die eine Woche läuft ab Beginn des Unternehmens, nicht ab der ersten Einstellung. Die Anmeldung zur Sozialversicherung hat bis zu sechs Wochen Zeit, geht aber in der Regel mit der ersten Abrechnung raus. Die Beiträge sind schon am drittletzten Bankarbeitstag des Arbeitsmonats fällig. Die Lohnsteuer folgt am 10. des Folgemonats oder nach dem Quartal.

Stand 2026. Die Fristen des Nachweisgesetzes stehen in § 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG.

Wann ist eine Sofortmeldung nötig?

Eine Sofortmeldung am ersten Arbeitstag verlangt das Gesetz nur in elf Wirtschaftsbereichen (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Dazu gehören unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Agenturen, Softwarefirmen und Beratungen sind nicht darunter, solange sie nicht etwa am Auf- und Abbau von Messen mitwirken. Für sie gilt nur die reguläre Anmeldung.

Wie sieht der Ablauf bis zur ersten Lohnabrechnung aus?

Vom ersten Arbeitstag bis zur ersten Lohnsteuer-Anmeldung vergehen im Beispiel rund sechs Wochen. Die Zeitleiste zeigt ein fiktives Beispiel: Die Mitarbeiterin beginnt am 1. eines Monats, die GmbH meldet die Lohnsteuer monatlich an. Entscheidend ist der Monatsletzte, denn die Beiträge werden noch im Arbeitsmonat fällig.

1. Vor dem ersten Arbeitstag: Die Berufsgenossenschaft kennt das Unternehmen, die Betriebsnummer liegt vor. Ist die Anmeldung bei der Gründung unterblieben, gehört sie jetzt auf die Liste.
2. Erster Arbeitstag: Name, Entgelt und Arbeitszeit liegen schriftlich vor. Die GmbH ruft die Lohnsteuerabzugsmerkmale ab.
3. Siebter Kalendertag: Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort und Probezeit liegen schriftlich vor.
4. Rund eine Woche vor Monatsende: Die erste Abrechnung steht. Zwei Arbeitstage vor Fälligkeit geht der Beitragsnachweis an die Krankenkasse, mit der Abrechnung die Anmeldung zur Sozialversicherung.
5. Drittletzter Bankarbeitstag: Die Sozialversicherungsbeiträge müssen bei der Krankenkasse sein (§ 23 Abs. 1 SGB IV).
6. Einen Monat nach Beginn: Urlaub, Kündigungsfristen und die übrigen Bedingungen liegen schriftlich vor.
7. 10. des Folgemonats: Lohnsteuer-Anmeldung und Zahlung an das Betriebsstättenfinanzamt.

Die sechs Wochen für die Anmeldung sind eine Obergrenze, keine Wartezeit. Der Wortlaut:

„Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden.“ – § 6 DEÜV

Wann muss die GmbH die Lohnsteuer anmelden?

Die GmbH meldet die Lohnsteuer bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch an und zahlt sie zum selben Termin. Der Zeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Lag die Lohnsteuer im Vorjahr über 1.080 € und höchstens bei 5.000 €, gilt das Quartal. Bis 1.080 € gilt das Kalenderjahr (§ 41a EStG).

Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr. Hat die Betriebsstätte im Vorjahr noch nicht bestanden, zählt die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach ihrer Eröffnung, auf ein Jahr hochgerechnet (§ 41a Abs. 2 Satz 4 EStG). Umgerechnet heißt das: Über rund 416,67 € Lohnsteuer im Monat meldet die GmbH monatlich, über 90 € quartalsweise, darunter jährlich. Welcher Zeitraum im Einzelfall gilt, prüft die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist.

Fiktive Beträge. Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei.

Im zweiten Jahr zählt die tatsächliche Lohnsteuer des Gründungsjahres, auf ein volles Jahr umgerechnet (§ 41a Abs. 2 Satz 3 EStG). Das Lohnkonto jeder Mitarbeiterin bewahrt die GmbH bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung auf (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Die Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bewahrt sie bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung auf (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Minijob, Midijob oder Vollzeit: Was ändert sich?

Die Art der Beschäftigung entscheidet über Einzugsstelle und Beiträge. Ein Minijob liegt 2026 bis 603 € im Monat vor. Die Grenze folgt aus dem Mindestlohn von 13,90 € mal 130 geteilt durch 3, aufgerundet (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Zwischen 603,01 € und 2.000 € liegt der Übergangsbereich (§ 20 Abs. 2 SGB IV).

• Minijob: Einzugsstelle ist die Minijob-Zentrale. Wer regelmäßig mehr als 603 € im Monat verdient, ist versicherungspflichtig beschäftigt.
• Kurzfristige Beschäftigung: höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, im Voraus begrenzt (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV).
• Mindestlohn: 13,90 € ab 1. Januar 2026 und 14,60 € ab 1. Januar 2027 (§ 1 MiLoV5). Die Minijob-Grenze 2027 liegt nach der Formel rechnerisch bei 633 €; maßgeblich ist die amtliche Bekanntmachung.

Welche Umlagen zahlt die GmbH?

Neben den Beiträgen zahlt die GmbH drei Umlagen allein. Die U1 gilt nur für Arbeitgeber mit höchstens 30 Beschäftigten und erstattet 80 % der Entgeltfortzahlung bei Krankheit (§ 1 Abs. 1 AAG). Die Satzung der Krankenkasse kann andere Sätze ab 40 % vorsehen (§ 9 AAG). Die U2 zahlen alle Arbeitgeber, sie erstattet die Kosten bei Mutterschaft voll. Die Insolvenzgeldumlage U3 beträgt 2026 0,15 % (§ 360 SGB III).

Was gilt für das Gehalt der Gesellschafter-Geschäftsführerin?

Oft ist das eigene Gehalt die erste Lohnabrechnung einer GmbH. Für die GmbH ist es in der Regel Arbeitslohn: Sie behält Lohnsteuer ein und meldet sie an, wie bei jeder Angestellten. Ob zusätzlich Sozialversicherungspflicht besteht, hängt bei Gesellschafter-Geschäftsführerinnen von Beteiligung und Stimmrechten ab. Eine Geschäftsführerin ohne Anteile ist nach dem Bundessozialgericht stets beschäftigt.

Mit Anteilen gilt nach demselben Urteil ein klarer Maßstab. Selbstständig ist eine Gesellschafter-Geschäftsführerin nur, wenn sie mindestens 50 % des Stammkapitals hält. Alternativ braucht sie eine echte Sperrminorität für die gesamte Unternehmenstätigkeit (BSG, Urteil vom 14.3.2018, B 12 KR 13/17 R). Wird eine geschäftsführende Gesellschafterin einer GmbH zur Sozialversicherung angemeldet, beantragt die Krankenkasse eine Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV).

Der Status ist eine Einzelfallfrage. Die Einordnung klärt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, im Zweifel über ein Statusfeststellungsverfahren. Ob die Höhe des Gehalts angemessen ist, prüft das Finanzamt ebenfalls. Ein zu hohes oder nicht klar vereinbartes Gehalt kann als verdeckte Gewinnausschüttung gelten (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Wie sich ein Geschäftsführergehalt auf die Steuern der GmbH auswirkt, erklärt der Artikel Steuern einer GmbH.

Welche Stolperstellen gibt es bei der ersten Lohnabrechnung?

Aus den Fristen und Regeln oben ergeben sich einige Stolperstellen, die bei der ersten Einstellung leicht übersehen werden. Die meisten betreffen die Reihenfolge der Schritte oder die Annahme, eine Pflicht gelte erst später oder gar nicht. Jede lässt sich mit der Checkliste oben vermeiden.

• Gehalt ohne Lohnsteuer-Anmeldung: Das Gehalt der Geschäftsführerin wird einfach überwiesen. Die Lohnsteuer ist aber auch dann anzumelden, wenn keine Sozialversicherungspflicht besteht.
• Abrechnung zu spät: Wer erst am Monatsende abrechnet, verpasst den drittletzten Bankarbeitstag und den Beitragsnachweis zwei Arbeitstage davor.
• Minijob mit festem Betrag: 603 € reichen 2026 zum Mindestlohn für höchstens 43 Stunden im Monat. Mehr Stunden bei gleichem Betrag unterschreiten den Mindestlohn.
• Berufsgenossenschaft vergessen: Die Frist läuft ab Beginn des Unternehmens, nicht ab der ersten Einstellung. Ohne rechtzeitige Gewerbeanmeldung ist eine eigene Meldung nötig.
• Freelancer statt Anstellung: Wer nach Weisungen arbeitet und in die Arbeitsorganisation eingegliedert ist, spricht das für eine Beschäftigung (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Wer darf die Lohnabrechnung für die GmbH erstellen?

Die GmbH kann ihre Lohnabrechnung selbst erstellen oder an eine Steuerkanzlei abgeben. Was eine Kanzlei dafür nach der Gebührenordnung berechnet, zeigt der Artikel Steuerberater-Kosten für eine GmbH. Die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung dürfen zudem Buchhalterinnen und Buchhalter übernehmen. Voraussetzung sind eine kaufmännische Abschlussprüfung oder gleichwertige Vorbildung und danach mindestens drei Jahre Praxis in der Buchhaltung mit mindestens 16 Wochenstunden (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).

Über die Fideus-Plattform erstellt ein spezialisierter Partner die monatliche Lohnabrechnung und die zugehörigen Meldungen, auch für das Gehalt der Geschäftsführung. Das Lohnmodul lässt sich jederzeit zum Paket „Operatives Unternehmen“ nachbuchen; der Aufpreis steht im neuen Angebot. Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen erstellt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, in eigener Verantwortung. Wie Jahresabschluss und Steuererklärung zusammenhängen, erklärt der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss.

Fazit

Die erste Einstellung ist für eine GmbH vor allem eine Frage der Reihenfolge. Betriebsnummer und Berufsgenossenschaft kommen vor dem ersten Arbeitstag, die schriftlichen Vertragsbedingungen am ersten Tag. Die erste Abrechnung muss vor dem Monatsende stehen, weil die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag fällig sind. Die Lohnsteuer folgt am 10. nach dem Anmeldungszeitraum.

Fideus ist eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination. Im Paket „Operatives Unternehmen“ lädst du nur Belege hoch; die mandatierte Steuerkanzlei bucht und erstellt Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen in eigener Verantwortung. Das Paket beginnt bei 2.000 € pro Jahr netto, als Gesamtpreis für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Der Aufpreis für das Lohnmodul und alle weiteren Kosten stehen im Angebot. Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

• Sofortmeldungen betreffen Agenturen und Softwarefirmen in der Regel nicht.
• Im Gründungsjahr bestimmt der erste volle Monat den Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum.
• Auch das Gehalt der Gesellschafter-Geschäftsführerin braucht in der Regel eine Lohnabrechnung.

Wie das Paket für Agenturen abläuft, zeigt die Seite Fideus für Agenturen; alle Pakete stehen unter Preise.

Quellen

• § 18i SGB IV – Betriebsnummer für Beschäftigungsbetriebe
• § 28a SGB IV – Meldepflicht
• § 6 DEÜV – Anmeldung
• § 23 SGB IV – Fälligkeit
• § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung
• § 28i SGB IV – Zuständige Einzugsstelle
• § 7 SGB IV – Beschäftigung
• § 7a SGB IV – Feststellung des Erwerbsstatus
• § 8 SGB IV – Geringfügige Beschäftigung
• § 20 SGB IV – Aufbringung der Mittel, Übergangsbereich
• § 192 SGB VII – Mitteilungs- und Auskunftspflichten von Unternehmern
• § 39e EStG – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
• § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
• § 41a EStG – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• § 2 NachwG – Nachweispflicht
• § 1 MiLoV5 – Höhe des Mindestlohns
• § 1 AAG – Erstattungsanspruch
• § 9 AAG – Satzung
• § 360 SGB III – Umlagesatz
• § 6 StBerG – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
• Bundessozialgericht, Urteil vom 14.3.2018, B 12 KR 13/17 R

Alle Fundstellen geprüft am 24. September 2026.