Wer darf den Jahresabschluss erstellen? Steuerkanzlei, Plattform und Geschäftsführung

Den Jahresabschluss einer GmbH, UG oder Holding darf geschäftsmäßig in der Regel nur erstellen, wer nach § 3 StBerG befugt ist, etwa eine Steuerkanzlei. Die Geschäftsführung darf ihn auch selbst erstellen, denn die Pflicht zur Aufstellung liegt bei ihr (§ 264 Abs. 1 HGB). Externe Buchhalter und Software dürfen zuarbeiten, ersetzen die befugte Kanzlei aber nicht. Arbeiten Kanzlei und Plattform zusammen, erstellt die Kanzlei, die Plattform bereitet Daten auf, und die Geschäftsführung gibt frei.

Wer darf den Jahresabschluss einer GmbH erstellen?

Den Jahresabschluss einer GmbH dürfen zwei Gruppen erstellen: die nach § 3 StBerG Befugten und die Gesellschaft selbst, also die Geschäftsführung oder eigene Mitarbeitende. Befugt sind unter anderem Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer sowie Berufsausübungsgesellschaften wie Steuerberatungsgesellschaften. Externe ohne diese Befugnis dürfen Abschluss und Steuererklärungen nicht geschäftsmäßig für die Gesellschaft übernehmen.

Die Grenze zieht § 5 Abs. 1 StBerG ausdrücklich:

„Andere als die nach § 3 … Befugten dürfen nicht geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten.“ (§ 5 Abs. 1 Satz 1 StBerG)

Hilfe in Steuersachen ist nach § 2 Abs. 2 StBerG jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, „sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert“. Zu den Aufgaben der Steuerberater zählt § 33 StBerG ausdrücklich „die Aufstellung von Abschlüssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind“. Welche Unterlagen dafür nötig sind, erklärt der Artikel Steuererklärung und Jahresabschluss.

Wer macht was im Jahr: Geschäftsführung, Plattform und Kanzlei?

Arbeiten eine Plattform und eine Steuerkanzlei zusammen, teilen sich drei Beteiligte die Aufgaben. Die Geschäftsführung liefert Belege und gibt frei, die Plattform bereitet Daten auf und erinnert an Fristen, die Kanzlei bucht, erstellt und übermittelt. Die Tabelle zeigt den Ablauf über die Fideus-Plattform, Stand 24. September 2026. Weitere Modelle zeigt der Artikel digitale Steuerberatung im Anbietervergleich.

Umsatzsteuervoranmeldungen sind in den Paketen Holding Pro und „Operatives Unternehmen“ enthalten. Wie ein Wechsel abläuft, erklärt der Artikel Steuerberater wechseln. Die Plattform wird von der Fideus GmbH betrieben. Vorbehaltsaufgaben werden ausschließlich von Steuerkanzleien in eigener Verantwortung erbracht.

Was bleibt Pflicht der Geschäftsführung?

Die gesetzlichen Pflichten bleiben bei der Gesellschaft, auch wenn eine Kanzlei die Arbeit erstellt. Die Geschäftsführung sorgt für die Buchführung, stellt den Abschluss auf, legt ihn offen und erfüllt die steuerlichen Pflichten. Die Gesellschafter stellen den Abschluss fest. Die Kanzlei erstellt in eigener Verantwortung; die gesetzlichen Pflichten bleiben bei der Gesellschaft.

• Buchführung: Die Geschäftsführer „sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen“ (§ 41 GmbHG). Was dazu gehört, erklärt der Artikel Buchhaltung für eine GmbH.
• Aufstellung: Den Jahresabschluss stellen die gesetzlichen Vertreter in den ersten drei Monaten auf. Kleine Gesellschaften dürfen bis zu sechs Monate brauchen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB). Alle Termine zeigt der Artikel Fristen für den Jahresabschluss einer GmbH.
• Feststellung: Die Gesellschafter beschließen über die Feststellung und die Ergebnisverwendung (§ 46 Nr. 1 GmbHG).
• Offenlegung: Die Geschäftsführung übermittelt den festgestellten Abschluss elektronisch an das Unternehmensregister (§ 325 Abs. 1 HGB); die Übermittlung kann die Kanzlei übernehmen. Fristen und Ablauf erklärt der Artikel Offenlegung des Jahresabschlusses.
• Steuern: Die gesetzlichen Vertreter „haben deren steuerliche Pflichten zu erfüllen“ (§ 34 Abs. 1 AO).

Über die Fideus-Plattform gibt die Geschäftsführung deshalb Jahresabschluss und Jahreserklärungen frei, bevor die Kanzlei sie übermittelt.

Was darf eine Software, was nur die Kanzlei?

Software darf Daten sammeln, aufbereiten und zuordnen. Sobald eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls nötig ist, etwa beim Kontieren eines Belegs, beim Abschluss oder bei einer Steuererklärung, entscheidet eine befugte Person. Für die Gesellschaft ist das die Kanzlei oder die Geschäftsführung selbst.

• Plattform: Bankkonten verknüpfen, Transaktionen abrufen, Belege per Upload oder E-Mail-Weiterleitung sammeln, Beleg und Transaktion zuordnen, ein Buchungskonto vorschlagen, das die Kanzlei prüft, an Fristen erinnern.
• Steuerkanzlei: Vorschläge prüfen, kontieren und buchen, Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen erstellen und übermitteln, steuerlich beraten. Steuerberater üben ihren Beruf nach § 57 Abs. 1 StBerG „unabhängig, eigenverantwortlich“ aus.
• Buchhalterinnen und Buchhalter: Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen und die laufende Lohnabrechnung erstellen, wenn sie die Qualifikation aus § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG haben. Den Abschluss für andere Unternehmen erstellen sie nicht.

Gegenüber dem Finanzamt tritt die Kanzlei mit Vollmacht auf. Bei Befugten nach § 3 StBerG wird die Bevollmächtigung vermutet. Das Finanzamt soll sich dann an die Kanzlei wenden (§ 80 Abs. 2 und 5 AO). Wie der Belegweg im Alltag aussieht, zeigt der Artikel Jahresabschluss digital.

Ist Fideus eine Steuerkanzlei?

Nein. Die Fideus GmbH ist ein Software-Unternehmen und betreibt eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination, über die mehr als 600 Unternehmen verwaltet werden (Eigenangabe, Stand 24. September 2026). Das Mandat schließt deine Gesellschaft beim Onboarding digital direkt mit einer zugelassenen Steuerkanzlei. Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen erbringt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, in eigener Verantwortung.

• Kanzleien: Fideus arbeitet mit zwei zugelassenen Kanzleien. Die mandatierte Kanzlei hat ein Team von über 50 Mitarbeitenden, darunter mehr als sieben Steuerberaterinnen und Steuerberater. Ihr Name steht im Angebot bzw. im Mandatsvertrag.
• Qualität: Eine zweite Person der Kanzlei prüft jeden Abschluss.
• Dauer: Den Jahresabschluss einer Holding erstellt die Kanzlei in der Regel in einigen Wochen.
• Rechnungen: Fideus stellt die Plattform in Rechnung, die Kanzlei ihre eigenen Leistungen. Die Pakete beginnen bei 600 € pro Jahr netto (Holding Lite, bis zu drei Beteiligungen, 150.000 € Bilanzsumme und Buchhaltung mit 40 Transaktionen). Die Preise sind Gesamtpreise für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Alle Kosten stehen vorab im Angebot.
• Erreichbarkeit: Anfragen laufen über die Plattform oder per E-Mail; eine Antwort kommt typischerweise innerhalb von 24 Stunden.
• Grenzen: Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

Holding und operative GmbH laufen über denselben Zugang und dieselbe Kanzlei, in einem Angebot mit dem Paketpreis je Gesellschaft. Was die Pakete im Vergleich zur Steuerberatervergütungsverordnung kosten, zeigt der Artikel Steuerberater-Kosten für eine Holding.

Wie prüfst du, ob die Kanzlei zugelassen ist?

Ob eine Kanzlei zur Steuerberatung befugt ist, prüfst du in wenigen Minuten selbst. Die Bundessteuerberaterkammer führt nach § 86b StBerG ein Verzeichnis aller Steuerberater, Steuerbevollmächtigten und anerkannten Berufsausübungsgesellschaften. Der Abruf einzelner Daten steht laut Gesetz „jedem unentgeltlich“ zu.

Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind nach § 3 StBerG ebenfalls befugt. Im Steuerberaterverzeichnis stehen sie in der Regel nur, wenn sie zugleich Steuerberater sind. Wirtschaftsprüfer führt die Wirtschaftsprüferkammer in ihrem Berufsregister (§ 37 WPO), Rechtsanwälte die Rechtsanwaltskammern in ihren Verzeichnissen (§ 31 BRAO). Fehlt ein Eintrag im Steuerberaterverzeichnis, lohnt deshalb der Blick in diese Register.

1. Name: Entnimm den Namen der Kanzlei dem Angebot oder dem Mandatsvertrag. Über die Fideus-Plattform steht er im Angebot bzw. im Mandatsvertrag.
2. Suche: Gib den Namen im Steuerberaterverzeichnis ein.
3. Eintrag: Prüfe Rechtsform, Anschrift und zuständige Steuerberaterkammer. Bei einer Gesellschaft nennt das Verzeichnis auch den Zeitpunkt der Anerkennung als Berufsausübungsgesellschaft.

Fazit

Den Jahresabschluss einer GmbH erstellt entweder eine nach § 3 StBerG befugte Kanzlei oder die Geschäftsführung selbst. Eine Plattform bereitet Daten auf, schlägt vor und koordiniert; entscheiden, erstellen und übermitteln darf sie nicht. Die Pflichten bleiben in jedem Fall bei der Gesellschaft.

• Erstellung: die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, in eigener Verantwortung, mit Prüfung durch eine zweite Person
• Freigabe: die Geschäftsführung, vor jeder Übermittlung von Abschluss und Jahreserklärungen
• Koordination: die Fideus-Plattform, mit Belegweg, Kontenvorschlag und Erinnerungen

Kriterien für die Wahl eines Anbieters zeigt der Artikel Holding-Jahresabschluss online. Wie der Ablauf für eine Holding aussieht, zeigt die Seite Holding-Jahresabschluss; die Pakete für Holding und operative GmbH stehen unter Preise.

Quellen

• Steuerberatungsgesetz (§§ 2, 3, 5, 6, 33, 57, 86b)
• GmbH-Gesetz (§§ 41, 46)
• Handelsgesetzbuch (§§ 264, 325)
• Abgabenordnung (§§ 34, 80)
• § 18 UStG – Umsatzsteuervoranmeldung
• Bundessteuerberaterkammer: Steuerberaterverzeichnis
• § 37 WPO – Berufsregister der Wirtschaftsprüferkammer
• § 31 BRAO – Verzeichnisse der Rechtsanwaltskammern

Alle Fundstellen geprüft am 24. September 2026.