Steuerliches Einlagekonto: Wann Einlagen steuerfrei an die Gesellschafter zurückfließen

Das steuerliche Einlagekonto ist eine Nebenrechnung außerhalb der Bilanz einer GmbH oder UG (§ 27 KStG). Darin stehen Einlagen der Gesellschafter, die nicht ins Stammkapital fließen, vor allem Zahlungen in die Kapitalrücklage. Das Finanzamt stellt den Bestand jedes Jahr gesondert fest. Eine Ausschüttung gilt erst als steuerfreie Einlagenrückgewähr, wenn der ausschüttbare Gewinn aufgebraucht ist und die Gesellschaft sie rechtzeitig bescheinigt.

Was ist das steuerliche Einlagekonto?

Das steuerliche Einlagekonto hält fest, wie viel Geld die Gesellschafter über das Stammkapital hinaus in die Gesellschaft eingezahlt haben. Es trennt dieses Kapital von den Gewinnen der Gesellschaft. Fließt es später zurück, ist es keine Gewinnausschüttung, sondern Einlagenrückgewähr. Das Körperschaftsteuergesetz formuliert die Pflicht so:

„Die unbeschränkt steuerpflichtige Kapitalgesellschaft hat die nicht in das Nennkapital geleisteten Einlagen am Schluss jedes Wirtschaftsjahrs auf einem besonderen Konto (steuerliches Einlagekonto) auszuweisen.“ – § 27 Abs. 1 Satz 1 KStG

Das Konto beginnt mit dem Bestand zum Ende des Vorjahres. Es wird um die Zu- und Abgänge des Jahres fortgeschrieben (§ 27 Abs. 1 Satz 2 KStG). Die Tabelle zeigt, was es verändert und was nicht.

Stand 2026. Rechtsgrundlagen: § 27 KStG, § 272 HGB.

Auch eine Einzahlung in die Kapitalrücklage bei der Gründung zählt. Was die Eröffnungsbilanz über dem Stammkapital als Eigenkapital zeigt, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung ein Zugang zum Einlagekonto. Er wird zum Schluss des ersten Wirtschaftsjahrs erfasst (BMF vom 4. Juni 2003, Rn. 6). Wie Stammkapital und Rücklage in der ersten Bilanz stehen, zeigt der Artikel Eröffnungsbilanz der GmbH und UG.

Einlagekonto und Kapitalrücklage: Was ist der Unterschied?

Die Kapitalrücklage ist ein Posten der Handelsbilanz (§ 272 Abs. 2 HGB), das Einlagekonto eine steuerliche Rechnung daneben. Nach einer Einzahlung stimmen beide oft überein. Sie laufen auseinander, wenn die GmbH einen Verlust handelsrechtlich mit der Kapitalrücklage ausgleicht. Das ist keine Leistung an die Gesellschafter und mindert das Einlagekonto deshalb in der Regel nicht.

Ob eine Zahlung Einlage oder Darlehen ist, entscheidet sich vor der Zahlung. Ein Darlehen ist Fremdkapital und gehört nicht ins Einlagekonto. Die Unterschiede zeigt der Artikel Gesellschafterdarlehen oder Kapitalrücklage.

Wann ist eine Rückzahlung von Einlagen steuerfrei?

Eine Rückzahlung ist steuerfrei, soweit dafür das Einlagekonto als verwendet gilt; die Reihenfolge legt das Gesetz fest. Leistungen an die Gesellschafter mindern das Einlagekonto nur, soweit sie den ausschüttbaren Gewinn übersteigen (§ 27 Abs. 1 Satz 3 KStG). Maßgeblich ist der Gewinn zum Ende des Vorjahres. Zuerst gilt also Gewinn als ausgezahlt, erst danach Einlage.

Den ausschüttbaren Gewinn berechnet das Gesetz in drei Schritten (§ 27 Abs. 1 Satz 5 KStG), jeweils mit den Zahlen zum Ende des Vorjahres:

1. Eigenkapital laut Steuerbilanz
2. minus gezeichnetes Kapital (Stammkapital)
3. minus Bestand des steuerlichen Einlagekontos, ergibt den ausschüttbaren Gewinn (ist das Ergebnis negativ, gilt 0 €)

Drei Regeln folgen daraus. Alle Leistungen eines Jahres werden zusammengerechnet (BMF vom 4. Juni 2003, Rn. 12). Wer die Kapitalrücklage auflöst und auszahlt, greift damit nicht direkt auf das Einlagekonto zu. Und Einlagen aus dem laufenden Jahr stehen erst im Folgejahr für eine steuerfreie Rückzahlung zur Verfügung (KStH 2026, H 27, mit BFH vom 11. Februar 2015, I R 3/14, und BFH vom 30. Januar 2013, I R 35/11).

Modellrechnung: Wie viel ist Gewinn, wie viel Einlage?

Fiktives Beispiel: Eine Gesellschafterin hat 2025 in ihre Holding-GmbH 25.000 € Stammkapital und 30.000 € in die Kapitalrücklage eingezahlt. Das Einlagekonto beträgt zum 31. Dezember 2025 30.000 €. Im Jahr 2026 beschließen die Gesellschafter eine Rückzahlung von 10.000 €. In Variante B hat die Holding aus Dividenden der Tochter 8.000 € Gewinn vorgetragen (Annahme).

Modellrechnung, ersetzt keine Prüfung durch eine Steuerkanzlei. Fiktive Zahlen, vereinfacht ohne laufende Kosten und Steuern der Holding und ohne weitere Zu- und Abgänge; Stand 2026.

In Variante B gilt der größte Teil der Rückzahlung als Gewinnausschüttung, obwohl die Gesellschafter „die Kapitalrücklage zurückzahlen“ wollten. Für diesen Teil behält die Holding Kapitalertragsteuer ein. Dasselbe gilt nach einem Verkauf: Ein Veräußerungsgewinn der Holding erhöht den ausschüttbaren Gewinn, der zuerst ausgezahlt gilt. Ausschütten darf die Gesellschaft ohnehin nur, was nicht zur Erhaltung des Stammkapitals nötig ist (§ 30 Abs. 1 GmbHG).

Wie wird die Einlagenrückgewähr bei der Gesellschafterin besteuert?

Für die Gesellschafterin ist die Einlagenrückgewähr keine Einnahme aus Kapitalvermögen. Bezüge gehören nicht zu den Einnahmen, soweit dafür das steuerliche Einlagekonto als verwendet gilt (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). Kapitalertragsteuer fällt darauf deshalb nicht an. Sie knüpft an Kapitalerträge nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 EStG an (§ 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Viele Gesellschafterinnen halten ihre Anteile privat und sind mit mindestens 1 % beteiligt. Für sie gilt die Rückzahlung aus dem Einlagekonto als Veräußerung (§ 17 Abs. 4 Satz 1 EStG). Sie mindert die Anschaffungskosten der Anteile und ist erst steuerpflichtig, soweit sie diese übersteigt (BFH vom 19. Februar 2013, IX R 24/12).

Offene Einlagen wie Zahlungen in die Kapitalrücklage zählen zu den nachträglichen Anschaffungskosten (§ 17 Abs. 2a Satz 3 Nr. 1 EStG). Wer nur die eigene Einlage zurückbekommt, bleibt deshalb in der Regel unter den Anschaffungskosten.

Hinweis: Wie die Anschaffungskosten im Einzelfall zu berechnen sind, beurteilt die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist.

Was gilt, wenn die Tochter Einlagen an die Holding zurückzahlt?

In einer Holding-Struktur gibt es zwei Einlagekonten: das der Tochter und das der Holding. Zahlt die Tochter Einlagen an die Holding zurück, ist das für die Holding bis zum Buchwert der Beteiligung kein Ertrag. Der übersteigende Teil fällt unter § 8b Abs. 2 KStG und wird wie ein Veräußerungsgewinn behandelt (KStH 2026, H 8b, mit BFH vom 28. Oktober 2009, I R 116/08).

Stand 2026. Rechtsgrundlagen: § 27 und § 8b KStG, §§ 17, 20 und 43 EStG.

Die Rückzahlung der Tochter ändert das Einlagekonto der Holding nicht. Dort stehen weiter die Einlagen, die die Gesellschafterin in die Holding gezahlt hat. Ob die Holding sie später steuerfrei weitergeben kann, richtet sich nach derselben Reihenfolge wie oben. Wie Dividenden der Tochter bei der Holding besteuert werden, erklärt der Artikel § 8b KStG.

Welche Steuerbescheinigung braucht eine Einlagenrückgewähr?

Mindert eine Leistung das Einlagekonto, muss die Gesellschaft das ihren Gesellschaftern nach amtlichem Muster bescheinigen. Die Bescheinigung nennt Name und Anschrift, die Höhe der Einlagenrückgewähr und den Zahlungstag (§ 27 Abs. 3 KStG). Maschinell gedruckt braucht sie keine Unterschrift, wenn sie den Aussteller erkennen lässt.

Entscheidend ist der Zeitpunkt. Die Bescheinigung muss spätestens am Tag erteilt sein, an dem das Finanzamt die erste Feststellung zum Ende des Zahlungsjahres bekannt gibt. Sonst gilt die Einlagenrückgewähr als mit 0 € bescheinigt (§ 27 Abs. 5 Satz 2 KStG). Nachholen oder berichtigen lässt sich das nicht (Satz 3).

• Ohne Bescheinigung: Die Rückzahlung gilt als Gewinnausschüttung, auf die Kapitalertragsteuer anfällt (KStH 2026, H 27, mit BFH vom 17. Mai 2022, VIII R 14/18).
• Zu niedrig bescheinigt: Die bescheinigte Aufteilung bleibt bestehen (§ 27 Abs. 5 Satz 1 KStG).
• Zu hoch bescheinigt: Die Kapitalertragsteuer auf den überhöhten Teil fordert das Finanzamt per Haftungsbescheid nach (§ 27 Abs. 5 Satz 4 KStG).

Die Bescheinigung stellt die ausschüttende Gesellschaft aus. Wie eine reguläre Ausschüttung mit Beschluss und Kapitalertragsteuer abläuft, erklärt der Artikel Gewinnausschüttung GmbH.

Wer stellt das steuerliche Einlagekonto fest?

Das Finanzamt stellt den Bestand zum Ende jedes Wirtschaftsjahrs gesondert fest. Grundlage ist eine Erklärung, die jede Kapitalgesellschaft auf den Schluss jedes Wirtschaftsjahrs abgibt (§ 27 Abs. 2 KStG). Das gilt auch für eine Holding ohne Rückzahlung und für einen Bestand von 0 €.

Der Feststellungsbescheid ist Grundlagenbescheid für die Feststellung des Folgejahres (§ 27 Abs. 2 Satz 2 KStG). Über § 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG wirkt er auch für die Gesellschafter (KStH 2026, H 27, mit BFH vom 19. Mai 2010, I R 51/09). Fehlt eine Einlage in einem bestandskräftigen Bescheid, wirkt das deshalb in der Regel in die Folgejahre fort.

Abgeben muss die Erklärung die Gesellschaft. Eine Steuerkanzlei kann sie in eigener Verantwortung für sie erstellen und übermitteln. Beim Wechsel der Kanzlei gehört der letzte Feststellungsbescheid zu den Unterlagen; die ganze Liste steht im Artikel Steuerberater wechseln.

Welche Fehler passieren beim Einlagekonto?

Die meisten Fehler entstehen nicht bei der Einzahlung, sondern Jahre später bei der Rückzahlung. Im Onboarding beobachtet das Fideus-Team zwei Fehler, die hier beginnen. Bei Holding-UGs wird Geld ohne Darlehensvertrag zwischen Privat- und Firmenkonto verschoben; dann ist unklar, ob es Darlehen oder Einlage war. Und Einzahlungen in die Kapitalrücklage kommen ohne Beschluss oder Erklärung; die Kanzlei fragt dann beim Abschluss nach.

Weitere Stolperstellen ergeben sich aus dem Gesetz:

• Gewinnvortrag übersehen: Hat die Gesellschaft Gewinne angesammelt, gilt eine Rückzahlung der Kapitalrücklage zuerst als Gewinnausschüttung.
• Rückzahlung im Jahr der Einzahlung: Einlagen des laufenden Jahres stehen erst im Folgejahr zur Verfügung.
• Bescheinigung vergessen: Ohne Steuerbescheinigung bis zur ersten Feststellung gilt die Einlagenrückgewähr als 0 €.
• Stammkapital angegriffen: Eine Rückzahlung darf das zur Erhaltung des Stammkapitals nötige Vermögen nicht berühren (§ 30 Abs. 1 GmbHG).
• Bescheid nicht übergeben: Ohne den letzten Feststellungsbescheid fehlt der neuen Kanzlei der Anfangsbestand.

Welche Nachweise braucht die Kanzlei für das Einlagekonto?

Ob eine Zahlung ins Einlagekonto gehört, zeigen erst die Nachweise. Der Kontoauszug belegt nur Betrag und Datum. Für Abschluss und Erklärungen braucht die Kanzlei deshalb zu jeder Ein- und Rückzahlung die passenden Unterlagen.

Über die Fideus-Plattform liegen Kontobewegungen und Nachweise an einem Ort:

• Bankkonten: Du verknüpfst die Geschäftskonten einmal, danach ruft die Plattform die Transaktionen automatisch ab.
• Nachweise: Du lädst Beschluss, Erklärung, Urkunde oder Bescheinigung hoch oder leitest sie per E-Mail weiter.
• Zuordnung: Die Plattform ordnet Beleg und Transaktion mit eigener KI-Technologie zu und schlägt ein Buchungskonto vor.

Die Kanzlei, bei der du mandatiert bist, prüft den Vorschlag, kontiert und bucht in eigener Verantwortung. Für eine Einzahlung in die Kapitalrücklage verlangt sie über Fideus in der Regel einen Gesellschafterbeschluss oder eine schriftliche Erklärung der Gesellschafterin, dazu den Kontoauszug.

Für die Gestaltung von Beschluss oder Erklärung sind Rechtsanwalt oder Notar zuständig. Vor der Übermittlung gibt die Geschäftsführung Abschluss und Erklärungen frei. Fragen an das Fideus-Team gehen über die Plattform oder per E-Mail; die Antwort kommt in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Fazit

Das steuerliche Einlagekonto entscheidet, ob Geld steuerfrei an die Gesellschafter zurückfließt. Steuerfrei ist nur der Teil einer Ausschüttung, der den ausschüttbaren Gewinn zum Ende des Vorjahres übersteigt, und nur, soweit das Einlagekonto reicht. Dazu braucht es eine rechtzeitige Steuerbescheinigung und eine jährliche Feststellung.

• Einzahlung in die Kapitalrücklage vorher schriftlich festhalten.
• Einlagen stehen erst im Folgejahr für eine Rückzahlung bereit.
• Steuerbescheinigung vor der ersten Feststellung für das Jahr der Zahlung ausstellen.

Fideus ist eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination; über sie werden mehr als 650 Unternehmen verwaltet. Für Holdings strukturiert die Plattform Belege und Bankdaten. Die Steuerkanzlei, bei der du mandatiert bist, bucht und erstellt Jahresabschluss sowie Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung in eigener Verantwortung.

Das Paket Holding Lite beginnt bei 600 € pro Jahr netto, für UG und GmbH zum selben Preis. Das ist der Gesamtpreis für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab. Alle Kosten stehen im Angebot.

Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce. Pakete und Ablauf zeigt die Seite Fideus für Holdings; alle Pakete stehen unter Preise.

Quellen

• § 27 KStG – Nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen
• § 8b KStG – Beteiligung an anderen Körperschaften und Personenvereinigungen
• § 17 EStG – Veräußerung von Anteilen an Kapitalgesellschaften
• § 20 EStG – Kapitalvermögen
• § 43 EStG – Kapitalerträge mit Steuerabzug
• § 272 HGB – Eigenkapital
• § 30 GmbHG – Kapitalerhaltung
• Amtliches Körperschaftsteuer-Handbuch 2026 (BMF): H 27 KStH
• Amtliches Körperschaftsteuer-Handbuch 2026 (BMF): H 8b KStH
• BMF-Schreiben vom 4. Juni 2003, Steuerliches Einlagekonto, BStBl I S. 366
• BFH, Urteil vom 19. Februar 2013, IX R 24/12