Umsatzsteuer-ID beantragen: Steuernummer und erste Rechnung der GmbH

Die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) beantragt eine GmbH oder UG kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern: gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder später online. Vergeben wird sie erst, wenn das Finanzamt die Gesellschaft umsatzsteuerlich erfasst hat; die Nummer kommt per Post. Bis Steuernummer oder USt-IdNr. vorliegt, fehlt der Rechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, außer bei Kleinbeträgen bis 250 €. Eine solche Rechnung lässt sich später berichtigen.

Umsatzsteuer-ID beantragen: Wie bekommt die GmbH ihre USt-IdNr.?

Die USt-IdNr. erteilt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG). Eine neue GmbH kreuzt den Antrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, das Finanzamt leitet ihn weiter. Alternativ beantragt sie die Nummer später online oder schriftlich beim BZSt. In jedem Fall braucht sie zuerst die Steuernummer.

Quelle: BZSt, Vergabe der USt-IdNr. und § 27a Abs. 1 UStG, abgerufen am 31. Oktober 2026.

Vergeben wird die Nummer erst, wenn die umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt abgeschlossen ist und die Daten beim BZSt angekommen sind. Das BZSt teilt sie ausschließlich per Post mit, nicht per E-Mail oder Telefon. Gebühren fallen nicht an, eine Frist für den Antrag gibt es nicht. Zur Dauer schreibt das BZSt für den Antrag im Fragebogen:

„Vom Eingang beim Finanzamt bis zur automatisierten Weiterleitung an das BZSt können einige Wochen vergehen.“ – Bundeszentralamt für Steuern

Steuernummer, USt-IdNr., W-IdNr.: Welche Nummer ist welche?

Eine neue GmbH bekommt von der Finanzverwaltung bis zu drei Nummern. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, die USt-IdNr. und die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) das BZSt. Auf die Rechnung gehört die Steuernummer oder die USt-IdNr. Die persönliche Steuer-ID der Geschäftsführung gehört nicht dazu.

Die W-IdNr. vergibt das BZSt seit November 2024 ohne Antrag (§ 139c AO). Wer bis zum 30. November 2024 schon eine USt-IdNr. hatte, für den entspricht sie laut BZSt der W-IdNr., ergänzt um ein Unterscheidungsmerkmal wie „-00001“. Die W-IdNr. ersetzt die USt-IdNr. aber nicht: Laut BZSt ist deren gesonderte Beantragung „trotz Vergabe der W-IdNr. wie bisher erforderlich“ (Stand 10. September 2026).

Wie bekommt die neue GmbH ihre Steuernummer?

Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, nachdem die GmbH ihre Gründung angezeigt hat. Die Anzeige ist innerhalb eines Monats seit dem meldepflichtigen Ereignis fällig (§ 137 AO). Die Angaben gehen als Datensatz über ELSTER an das Finanzamt (§ 138 Abs. 1b AO).

• Formular: Für GmbH und UG heißt es „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft“. Auf Papier geht er nur, wenn das Finanzamt auf Antrag darauf verzichtet, um unbillige Härten zu vermeiden.
• Inhalt: Abgefragt werden unter anderem Angaben zu Gesellschaft, Gesellschaftern und Geschäftsführung sowie geschätzte Umsätze und Gewinne. Mit einem Kreuz im Fragebogen lässt sich die USt-IdNr. gleich mit beantragen.
• Wer übermittelt: die Geschäftsführung über Mein ELSTER oder eine beauftragte Steuerkanzlei.
• Dauer: Eine feste Bearbeitungszeit gibt es nicht. Sie hängt vom Finanzamt und von der Vollständigkeit der Angaben ab; Rückfragen verlängern die Wartezeit.

Welches Ereignis die Monatsfrist auslöst und wie die Gründung insgesamt abläuft, erklärt der Artikel GmbH-Gründung: Ablauf und Dauer. Ist unklar, ob schon eine Steuernummer vergeben ist, gibt das zuständige Finanzamt Auskunft.

Darf die GmbH ohne Steuernummer schon Rechnungen schreiben?

Leisten darf die GmbH auch ohne Steuernummer, und die Umsatzsteuer entsteht trotzdem. Eine vollständige Rechnung kann sie aber erst mit Steuernummer oder USt-IdNr. ausstellen. Bis dahin gibt es drei Wege: die Rechnung zurückhalten, sie ohne Nummer stellen und später berichtigen oder kleine Beträge bis 250 € ohne Nummer abrechnen.

Eigene Zusammenstellung nach § 14 Abs. 2 und 4, § 15 UStG, § 31 Abs. 5 und § 33 UStDV, Stand Oktober 2026. Welcher Weg im Einzelfall passt, klärt die Geschäftsführung mit der Steuerkanzlei.

Die Umsatzsteuer entsteht in der Regel mit Ablauf des Monats oder Quartals der Leistung, unabhängig von der Rechnung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Sie gehört deshalb in die Voranmeldung für diesen Zeitraum, auch wenn die Rechnung noch wartet. Rhythmus und Fristen erklärt der Artikel Umsatzsteuervoranmeldung.

Ein Vermerk wie „Steuernummer beantragt“ ersetzt die Nummer nicht. Das Gesetz verlangt die erteilte Steuernummer oder USt-IdNr. Für den Kunden zählt das: Vorsteuer darf er nur abziehen, wenn er eine nach § 14 UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG).

Wirkt die Berichtigung zurück?

Nach dem Bundesfinanzhof wirkt eine Berichtigung auf die ursprüngliche Rechnung zurück, wenn diese schon Mindestangaben enthielt (Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15). Dazu gehören Angaben zum Aussteller, zum Empfänger, zur Leistung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer. Die Steuernummer gehört nicht zu diesen Mindestangaben.

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof im Fall Senatex (Urteil vom 15.9.2016, C-518/14). Berichtigt wird mit einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ob die Rückwirkung im Einzelfall greift, prüft die Steuerkanzlei.

Was muss auf die erste Rechnung der GmbH?

Die erste Rechnung braucht dieselben Angaben wie jede spätere. § 14 Abs. 4 UStG zählt sie für den Regelfall auf. Für eine GmbH kommen die Angaben auf Geschäftsbriefen hinzu. Die Nummer des Unternehmens regelt Nummer 2:

„die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ – § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG

• Name und Anschrift: vollständig, für die GmbH und für den Kunden (Nr. 1).
• Steuernummer oder USt-IdNr.: die der GmbH, nicht die Steuer-ID der Geschäftsführung (Nr. 2).
• Datum und Rechnungsnummer: Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmal vergebene Nummer (Nr. 3 und 4).
• Leistung und Zeitpunkt: Art und Umfang der Leistung und wann sie erbracht wurde; der Kalendermonat genügt (Nr. 5 und 6, § 31 Abs. 4 UStDV).
• Entgelt und Steuer: Nettobetrag nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf (Nr. 7 und 8).
• Geschäftsbriefangaben: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§ 35a Abs. 1 GmbHG).

Auch eine Rechnung unter der Kleinunternehmerregelung braucht die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 34a UStDV). Nur die Kleinbetragsrechnung bis 250 € kommt ohne Nummer aus.

Für Umsätze bis Ende 2026 darf die Rechnung an inländische Unternehmen noch auf Papier gehen oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF. 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 stellt grundsätzlich jede GmbH Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung aus. Formate und Empfang erklärt der Artikel Buchhaltung für eine GmbH.

Wann braucht die GmbH die USt-IdNr. zwingend?

Im Inland reicht die Steuernummer auf der Rechnung. Zwingend wird die USt-IdNr., sobald die GmbH Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland abrechnet. Diese Rechnung nennt die USt-IdNr. beider Seiten und ist bis zum 15. des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 1 UStG). Wer Kunden im EU-Ausland erwartet, kann die Nummer deshalb gleich im Fragebogen beantragen.

• Kunden im EU-Ausland: Die Rechnung geht ohne deutsche Umsatzsteuer hinaus, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Dazu kommt die Zusammenfassende Meldung. Einzelheiten erklärt der Artikel Reverse-Charge-Verfahren.
• Anbieter im EU-Ausland: Gegenüber Werbeplattformen, Software-Anbietern und Selbstständigen mit Sitz im EU-Ausland verwendet die GmbH ihre USt-IdNr. Sonst kann die Rechnung ausländische Umsatzsteuer enthalten, die in der deutschen Voranmeldung nicht abziehbar ist.
• Impressum: Hat die GmbH eine USt-IdNr. oder W-IdNr., gehört sie ins Impressum der Website (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG).
• Holding: Die USt-IdNr. gilt laut BZSt ausschließlich für den unternehmerischen Bereich. Ob eine Holding Unternehmerin ist, hängt davon ab, ob sie neben dem Halten der Beteiligungen Leistungen gegen Entgelt erbringt; das prüft die Kanzlei.

Wie läuft der Start einer neuen GmbH über die Fideus-Plattform?

Fideus ist eine Plattform für Steuer- und Buchhaltungskoordination, über die mehr als 650 Unternehmen verwaltet werden. Über die Plattform übernimmt eine zugelassene Steuerkanzlei neue GmbHs ab der Gründung. Sie erstellt Eröffnungsbilanz, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen in eigener Verantwortung. Die mandatierte Kanzlei hat über 50 Mitarbeitende, darunter mehr als sieben Steuerberaterinnen und Steuerberater.

1. Angebot vor dem Notartermin: Das Angebot ist kostenlos und unverbindlich und jederzeit möglich. Wer vorher unterschreibt, sichert sich den Preis, ohne schon zahlen zu müssen. Das Mandat beginnt nach der Eintragung ins Handelsregister.
2. Zugang zur Plattform: Zugang gibt es schon vor der ersten Zahlung und vor der Eintragung.
3. Ausgangsrechnungen: Rechnungen lassen sich über die Plattform als E-Rechnung im Format ZUGFeRD (Profil EN 16931) erstellen und verwalten. Eine ausgestellte Rechnung berichtigst du dort mit einer Korrekturrechnung, die sich auf die ursprüngliche bezieht, oder mit Stornorechnung und neuer Rechnung.
4. Belege ab dem ersten Tag: Du verknüpfst das Geschäftskonto, die Transaktionen kommen automatisch. Belege lädst du hoch oder leitest sie per E-Mail weiter, auch an eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen. Die Plattform ordnet Beleg und Zahlung mit eigener KI-Technologie zu und schlägt ein Buchungskonto vor.
5. Kanzlei: Sie prüft den Vorschlag, kontiert und bucht in eigener Verantwortung; Fideus strukturiert die Buchhaltungsdaten.

Bezahlt wird, sobald die Arbeit beginnt. Jahresabschluss und Erklärungen beginnen erst nach Ablauf des Geschäftsjahres, Umsatzsteuervoranmeldungen schon im selben Jahr. Die Plattform unterstützt mit Fristen-Tracking und Erinnerungen; die Fristen überwacht die Kanzlei nach ihrem Mandat.

Das Paket „Operatives Unternehmen“ enthält neben der Plattform die Leistungen der Kanzlei: laufende Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschluss, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer-Jahreserklärung, E-Bilanz und Offenlegung. Es beginnt bei 2.000 € pro Jahr netto. Das ist der Gesamtpreis für Plattform- und Kanzleileistungen; Fideus und die Kanzlei rechnen ihren Anteil jeweils selbst ab.

Die Preise für Eröffnungsbilanz und erstes Rumpfgeschäftsjahr stehen im Angebot, ebenso ein Aufpreis für monatliche Voranmeldungen, etwa bei Neugründungen ab 2027. Nicht betreut werden reine Depot- und Immobilien-GmbHs, Aktien- und ETF-Handel sowie Kryptowährungen, im Paket „Operatives Unternehmen“ außerdem Handel und E-Commerce.

Welche Fehler fallen im Onboarding auf?

Im Onboarding frisch gegründeter GmbHs mit laufendem Geschäft beobachtet das Fideus-Team unter anderem zwei Fehler. Der erste betrifft die Rechnungen, der zweite die Belege.

• Fragebogen spät übermittelt: Die Steuernummer fehlt noch, die ersten Rechnungen gehen trotzdem hinaus. Ihnen fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Bis zur Berichtigung hat der Kunde keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug.
• Kosten privat bezahlt: Gründungskosten wie Notar und Register und erste Ausgaben laufen über das Privatkonto. Belege fehlen oder lauten nicht auf die Gesellschaft. Über die Plattform kommen Belege per Upload oder E-Mail zur passenden Zahlung; die Kanzlei bucht.

Wie die Kanzlei eine neue GmbH über die Plattform ab der Gründung übernimmt, zeigt die Seite Fideus für Neugründungen. Was im ersten Abschluss steht, erklären die Artikel Eröffnungsbilanz und Rumpfgeschäftsjahr.

Fazit

Die Reihenfolge ist fest: Erst zeigt die GmbH ihre Gründung beim Finanzamt an, dann kommt die Steuernummer, danach die USt-IdNr. per Post. Wer die USt-IdNr. gleich im Fragebogen beantragt, spart einen Schritt. Bis eine Nummer da ist, wartet die Rechnung, oder sie wird später berichtigt.

Alle Pakete für GmbH, UG und Holding stehen unter Preise.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 27a UStG – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
• § 137 AO – Steuerliche Erfassung von Körperschaften
• § 138 AO – Anzeigen über die Erwerbstätigkeit
• Bundeszentralamt für Steuern – Vergabe und Erteilung der USt-IdNr.
• Bundeszentralamt für Steuern – Fragen und Antworten zur USt-IdNr.
• Bundeszentralamt für Steuern – Wirtschafts-Identifikationsnummer
• ELSTER – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Gründung einer Kapitalgesellschaft